Den norske patologforening

Utredninger om biobank

Lagring og oppbevaring av vev- rapport til høring, 2004



Et DNP-utvalg har sett på forholdene rundt lagring og oppbevaring av ulike typer vev og celler i de diagnostiske biobankene ved patologavdelingene. Utvalgets rapport er fremlagt for diskusjon på årsmøtet.
22. februar 2012

 

Diagnostiske biobanker ved patologiavdelinger

 

Mandat

Styret i Den norske patologforening har nedsatt en arbeidsgruppe bestående av G. Cecilie Alfsen, Inger Nina Farstad, Wenche Reed og Roger Bjugn for å utrede hvordan patologiavdelinger bør forholde seg til biobankloven med hensyn til oppbevaring av biobankmateriale.

 

Utvalgets notat skal fremlegges til behandling på årsmøtet for DNP november 2004.

 

Innledning

Lov av 21. februar 2003 nr. 12 om biobanker (biobankloven) omfatter diagnostiske biobanker, behandlingsbiobanker og forskningsbiobanker. Alle landets patologiavdelinger har etter loven en diagnostisk biobank. Etter loven må disse biobankene meldes Helse- og omsorgsdepartementet senest innen 1. juli 2005.

 

Når det gjelder oppbevaring av biobankmateriale sier loven at:

 

"Materiale i biobanker skal oppbevares forsvarlig og i samsvar med regelverk gitt i lov eller i medhold av lov. Oppbevaring skal skje med respekt for giveren av materialet."

 

Hva betyr dette i praksis? Hvordan skal materialet fysisk oppbevares og hvor lenge skal det oppbevares?

 

Formålet med dette notatet er å:

·        Utrede hvilke lover/forskrifter som skal/kan legges til grunn for vurdering av hvordan fysisk materiale i biobanker skal oppbevares.

·        Utrede hvilke lover/forskrifter/"god praksis"-anbefalinger som skal/kan legges til grunn for vurdering av hvor lenge biobankmateriale skal oppbevares.

 

Lover/forskrifter som skal/kan legges til grunn for vurdering av hvordan fysisk materiale i biobanker skal oppbevares

Følgende lover kan være relevante når man skal vurdere hvordan biobankmateriale skal oppbevares:

·        Lov av 21. februar 2003 nr. om biobanker

·        Lov av 2. juli 1999 nr. 64 om helsepersonell m.v. (helsepersonelloven)

·        Lov av 9. februar 1973 nr. 6 om transplantasjon, sykehusobduksjon og avgivelse av lik m.m.

·        Lov av 4. februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø m.v.

·        Lov av 4. desember 1992 nr. 126 om arkiv

·        Lov av 24. mai 1929 nr. 4 om tilsyn med elektriske anlegg og elektrisk utstyr

·        Lov av 14. juni 2002 nr. 20 om vern mot brann, eksplosjon og ulykker med farlig stoff og om brannvesenets redningsoppgaver

·        Lov av 11. juni 1976 nr. 79 om kontroll med produkter og forbrukertjenester (produktkontrolloven)

·        Lov av 13. mars 1981 nr. 6 om vern mot forurensninger og om avfall

·        Lov av 14. juni 1985 nr. 77 plan og bygningslov

 

Videre kan følgende forskrifter være relevante:

·        Forskrift av 6. desember 1996 nr. 1127 om systematisk helse-, miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheter

·        Forskrift av 21. desember 2000 nr. 1385 om pasientjournal

·        Forskrift av 20. desember 2002 nr. 1731 om internkontroll i helse og sosialtjenester

·        Forskrift av 24. mai 1993 nr. 1425 om personlig verneutstyr på arbeidsplassen

·        Forskrift av 16. februar 1995 nr. 170 om arbeidsplasser og arbeidslokaler

·        Forskrift av 19. desember 1997 nr. 1322 om vern mot biologiske arbeidsmiljøfaktorer på arbeidsplassen

·        Forskrift av 14. april 2000 nr. 412 om oppbygging og bruk av stoffkartotek for helsefarlige stoffer i virksomheter

·        Forskrift av 30. april 2001 nr. 443 om vern mot eksponering for kjemikalier på arbeidsplassen

·        Forskrift av 26. juni 2002 nr. 847 om brannforebyggende tiltak og tilsyn

·        Forskrift av 27. februar 2004 nr. 490 om brannfarlig vare og trykksatt stoff

·        Forskrift av 11. desember 1998 nr. 1193 om offentlige arkiv

 

Det foreligger ikke klare retningslinjer hjemlet i biobankloven om hvordan biobankmateriale skal oppbevares. Utvalget er kjent med at det er sendt henvendelse til myndighetene om hvorvidt biobankmateriale omfattes av forskrift om pasientjournal og om hvorvidt biobankmateriale omfattes av arkivloven. Det foreligger ikke svar på noen av disse henvendelsene.

 

Krav til vurdering av oppbevaring av biobankmateriale

Uavhengig av fortolkning av enkeltlover mener utvalget at følgende legges til grunn når man skal planlegge og organisere oppbevaring av biobankmateriale:

·        Håndtering, preparering og lagring av materialet må tilfredsstille alle relevante lover og forskrifter. 

·        Det må være vist og dokumentert gjennom risikoanalyser at risikoen for skade på materiell, bygninger, ansatte og tredjeperson ved aktuell oppbevaring er redusert til et akseptabelt nivå.

·        Materialets integritet må være ivaretatt gjennom hele den tiden som det er definert at materialet skal oppbevares.  Dette bør også vises og dokumenteres gjennom risikoanalyse(r).

 

Retningslinjer for oppbevaring av biobankmateriale

Hva betyr så dette i praksis? Selv om det er usikkert hvorvidt lov om arkiv skal gjelde for biobanker, er det faglig sett gode grunner til å legge kravene som framkommer i forskrift om arkiv til grunn når man skal vurdere hvorvidt lagring av biobankmateriale er "forsvarlig". I forskrift om arkiv stilles det en rekke bygningstekniske krav til arkivrom:

·        Det er et krav at det skal være tatt hensyn til fremtidig behov ved planlegging av nye arkivlokaler.

·        Gulv og andre bærende strukturer, herunder reoler skal ha tilstrekkelig bæreevne.

·        Reoler skal ikke utføres i brennbart materiale og det må tas hensyn til at det ikke lagres materiale i samme rom som kan påføre arkivmaterialet skade.  Arkivmaterialet må lagres med avstand til gulv, tak og vegger.

·        Alle arkivlokaler skal ha fast tilsyn og rengjøring.

·        Dersom skader oppdages skal mottiltak iverksettes uten opphold.

·        Arkivlokalene må utformes slik at ikke vann eller fukt kan trenge inn. Flomutsatte bygninger må ikke tas i bruk til arkivlokaler.

·        Det skal ikke føres vannrør gjennom arkivlokaler. Dersom rom i eksisterende bygninger har slike gjennomføringer og det anses som urimelig kostbart å gjøre ombygninger, kan alternative tekniske løsninger som hindrer vannskade tas i bruk, for eksempel fuktfølere, stengeventiler m.v.

·        Røking er forbudt i arkivlokaler. Det skal heller ikke plasseres elektrisk utstyr i lokalet utover det som er strengt nødvendig for virksomheten. El.sentral eller tavlerom skal ikke være plassert i arkivlokalene.

·        Arkivlokaler skal varmes opp med varmekabler i gulv evt. varmlufttilførsel, varmekilder som kan medføre brannrisiko skal ikke benyttes.

·        Arkivrommene skal utføres som egne brannceller. Krav til brannmotstand skal minst ha brannmotstandsevne REI 30 for kontorlokale, og REI 60 for bortsettingsarkiv.  Det vil si at både bæreevne og isolasjon mot branngjennomtrengning og varmegjennomgang skal være ivaretatt i henholdsvis 30 og 60 minutter.  For materiale som skal bevares for alltid er kravet REI 120 og skal utføres i ikke-brennbare materialer.
Arkivlokalet skal ha selvlukkende dører.

·        Arkivrommet skal ha automatisk brannvarslingsanlegg.

·        Miljøfaktorer i arkivrommet skal være tilpasset det materiale som skal oppbevares der. Det må ikke plasseres materiale som ved avgassing eller lignende kan skade det øvrige materialet.

·        Arkivlokale skal sikres fullgodt mot innbrudd, og det skal være regler for adgangen til arkivlokalene.  Spesialrom for arkiv skal ha innbruddalarm, for kontor som inneholder arkiv, skal arkivet inngå i det ordinære sikkerhetsopplegget for kontoret.

For eksisterende arkivlokaler gjelder at så snart som det er praktisk og økonomisk mulig skal offentlige arkiv plasseres i lokaler som tilfredsstiller de krav som er skissert ovenfor.  Innen 2001 skal virksomheten ha gjort en kartlegging av sine arkiv for å se om de er i samsvar med denne forskriften.  Dersom noen av forskriftskravene ikke er oppfylt, skal det følge med en plan som viser hvilke korrektive tiltak som er nødvendige.  Denne planen skal fremlegges for Riksantikvaren for godkjenning. Midlertidige løsninger kan aksepteres dersom kompenserende tiltak gjennomføres for skaffe et tilstrekkelig sikkerhetsnivå for biobankmaterialet.

Hvor lenge skal biobankmateriale oppbevares?

Lovverket omtaler ikke dette spesifikt. Ettersom det er uklart hvorvidt forskrift om pasientjournal og lov om arkiv skal omfatte biobankmateriale, vil det sannsynligvis være kravet til "forsvarlighet" som må legges til grunn når man skal ta stilling til oppbevaringstid.

 

Ved slike vurderinger er det relevant å se på hva andre organisasjoner anbefaler mht oppbevaringstid. I tabell 1 er det vist anbefalinger fra "Royal College of Pathologists" (1) og "College of American Pathologists" (2) for ulike typer materiale.

 

 

Tabell 1. Oversikt over minimum anbefalt lagringstid for ulike typer biobankrelatert materiale. ("Permanent" er i Storbritannia definert som "ikke lenger enn 30 år").

 

Type materiale

RCOP (ref. 1)

CAP (ref. 2)

Surgical Pathology

(including bone marrows)

 

 

Wet tissue

4 weeks after final report

 

2 weeks after final report

Paraffin blocks

10 years for representative blocks

10 years

Slides

10 years; permanently if practicable

10 years

Reports

Permanently

10 years

 

 

 

Cytology

 

 

Slides (negative-unsatisfactory)

10 years; longer if possible

5 years

Slides (suspicious-positive)

10 years; longer if possible

5 years

Fine needle aspiration slides

10 years; longer if possible

10 years

Reports

Permanently

10 years

 

 

 

Non-Forensic Autopsy Records

 

 

Wet tissue

 

3 months after final report

Paraffin blocks

10 years for representative blocks; blocks with normal tissue can be discarded after issue of final report

10 years

Slides

 

10 years

Reports

Permanently

10 years

 

 

 

Forensic Autopsy Records

 

 

Wet stock tissue

 

3 years

Paraffin blocks

 

Indefinitely

Reports

 

Indefinitely

Slides

 

Indefinitely

Gross photographs/negatives

 

Indefinitely

Accession log records

 

Indefinitely

Body fluids and tissues for toxicology

 

1 year

 

Dried blood stain or frozen tissues for DNA

 

Indefinitely

 

 

 

 

Internal Quality Control Records

 

Permanently

 

External Quality Assurance Records

Subscribing laboratories, two calendar years.

 

Accreditation documents; records of inspections

Ten years, or until superseded.

 

 

 

 

I Skottland foreligger følgende anbefalinger (3):

·        Cervical Smears: The current professional guidance contained in the "Strong Report" on the Cervical Cytology Service in Scotland recommends that smears and records should be stored for 10 years in normal cases and indefinitely for abnormal cases. This guidance will continue to apply.

·        Histological Specimens: These are blocks of tissue removed at operation or biopsy for which slides are then made for microscopic examination and diagnosis. The current practice is that blocks are retained indefinitely, and slides made from these specimens are kept for a minimum of 10 to 15 years´, depending on the storage space available. This practice should be maintained.

 

I anbefalingen fra "Royal College of Pathologists" påpekes det at det er flere grunner til å evt. oppbevare prøver lenger:

i) further diagnoses, or ongoing clinical management

ii) clinical audit

iii) teaching and comparative research, including epidemiology

iv) analysis of data (such as casemix) for administrative or other purposes

v) direct evidence in litigation

vi) research data, kept on file

vii) historical purposes

viii) good clinical and laboratory practice

ix) review

x) holding of pathological material and records in specialised banks

xi) nationally recognised reference practice

 

Utvalgets diskusjon om norske retningslinjer

Utvalget finner at de anbefalte retningslinjene fra "Royal College of Pathologists" og "College of American Pathologists" for oppbevaring har en for snever tidsramme til å være egnet for norske forhold. Utvalget er videre ikke kjent med underliggende faglige vurderinger som ligger til grunn for anbefalingene. Den korte lagringstiden som anbefales av for eksempel CAP er sannsynligvis delvis også begrunnet av sekundære hensyn som mulighet for juridiske etterspill ved senere revurdering/overprøving av diagnoser.

 

Utvalget vil i de følgende gjennomgå momenter som bør legges til grunn når man vurderer hvor lenge ulike typer humant biologisk materiale bør oppbevares ved patologiavdelinger.

 

·        Hensynet til det enkelte individ

Hensynet til det enkelte individ tilsier at vev og celler uttatt i diagnostisk øyemed bør oppbevares minst så lenge som individet lever. Behovet for å kunne gå tilbake til originale snitt/utstryk og ettergranske diagnoser samt å studere vevet med nye spesialundersøkelser kan være aktuelt selv etter flere tiår.  Et eksempel er sene residiver av ondartede svulster, som f.eks. mammakarsinomer, der spredning kan forekomme etter flere tiår, og der det kan være av stor betydning å fastslå om det foreligge en ny malign tilstand eller spredning fra en tidligere malign svulst. Andre eksempler er mulighet for kontroll av tidligere feildiagnoser eller underdiagnostisering, eller regransking av tidligere vevsprøver i lys av ny kunnskap. Dette er like aktuelt for prøver med positive, sykelige forandringer som for prøver med negative funn, så som for eksempel tidligere negative cytologiske prøver.

 

·        Hensynet til familie
Familiære hensyn tilsier at vevsprøver også bør oppbevares ut over det enkelte individs levetid. Ved mistanke om genetisk relaterte sykdommer vil det kunne være svært relevant å undersøke prøver fra foreldre/besteforeldre. Også materiale fra obduksjoner av små barn/perinatale dødsfall og fra dødsfall uten klar årsak er eksempler på at det kan være viktig med lang lagring for eventuelt senere regransking i lys av ny kunnskap om blant annet genetiske bestemte sykdommer.

 

·        Hensynet til den enkelte diagnostiske avdeling/institusjon

For den enkelte institusjon er langtids oppbevaring av diagnostisk materiale viktig for kvalitetssikring av egen kompetanse, som kontrollmateriale til bruk i diagnostiske metoder, for forskning og for undervisning av helsepersonell. Spesielt når det gjelder sjeldne tilstander er langtids oppbevaring av stor viktighet. Det finnes en rekke eksempler på tilstander som i dag sees ytterst sjelden, men som igjen kan bli aktuelle. Åpenbare eksempler er infeksjonstilstander som tuberkulose og difteri, og der man bare vil kunne finne referanser i gammelt arkivmateriale.

 

Både på individuelt, familiært og institusjonelt plan foreligger det også klare juridiske hensyn som tilsier oppbevaring av diagnostisk materiale over lang tid. Oppbevaring av materiale fra rettslige undersøkelser er juridisk sett viktig også i et samfunnsmessig perspektiv.

 

·        Hensynet til samfunnet

Langtids oppbevaring er også viktig av samfunnsmessige, nasjonale hensyn. Norge har en liten og oversiktlig befolkning med gode helseregistre og har av den grunn en særstilling internasjonalt. Spesielt sett i sammenheng med epidemiologisk kreftforskning har norske diagnostiske biobanker hatt stor betydning. Muligheten for å kunne studere populasjonsbasert kreftmateriale helt tilbake til midten av 50-tallet er unik i internasjonal sammenheng og også viktig for studier over sykdomsårsaker. Det norske Kreftregister er lovpålagt å drive forskning på sitt registermateriale, som vil være ubrukelig dersom man skulle miste muligheten til å kvalitetskontrollere og oppdatere de diagnoser registeret er basert på gjennom destruksjon av det biologiske grunnlagsmaterialet.

Også hensynet til overvåkningen av det generelle sykdomsmønster i befolkningen, blant annet gjennom Dødsårsaksregisteret, og kvalitetskontroll av disse tilsier at diagnostisk materiale må oppbevares. Langtidslagring av biobankmateriale kan også være viktig sett i et historisk perspektiv.

 

Utvalgets vurderinger

Utvalget har vurdert hvorvidt det er enkelte typer diagnostisk biobankmateriale hvor det ikke er relevant å oppbevare prøvene lengre tid. Utvalget har ikke funnet holdbare argumenter for at noe av det materiale som i dag oppbevares over lengre tid ved patologiavdelingene kan eller bør kastes.

 

En økende praksis med inter-institusjonelle konsultasjoner og "second opinion" av diagnoser tilsier at ikke-innstøpt restmateriale etter beskjæring bør oppbevares ut over tidspunktet for diagnosen.

 

Dagens praksis

En rundspørring blant landets patologiavdelinger og laboratorier viser at intensjon og praksis er å oppbevare  originale snitt og utstryk samt parafinblokker på ubestemt tid. Med noen unntak er derfor det aller meste av patologimaterialet historisk intakt. Gruppen er kjent med at man på grunn av parafinmangel under den 2. verdenskrig måtte destruere deler av arkivmaterialet ved Ullevål universitetssykehus. Parafinblokker ved Aker sykehus fra før 70-tallet er blitt ødelagt grunnet dårlige lagringsforhold. Rikshospitalet måtte, i forbindelse med flytting til nye men trangere lokaler på Gaustad i 2000, kaste originalsnitt på biopsier, operasjonspreparater og obduksjoner frem til 1980. Noen av Rikshospitalets blokker er blitt kastet tidligere pga overoppheting i lagerlokalene med manglende mulighet for identifikasjon etterpå.

 

Når det gjelder oppbevaring av fiksert restmateriale varierer lagringstiden fra et par uker til 3 måneder, eller fram til utsendt diagnose.

 

Alle avdelinger har godt innarbeidede rutiner for håndtering av vev og celler, dels nedfelt skriftlig.

Det påpekes fra avdelingene at lagringsforholdene de fleste steder er mangelfulle, både med hensyn til kapasitet, sikring og standard. Spesielt hensynet til kapasiteten gjør at flere avdelinger etterlyser et overordnet ansvarforhold og entydig regelverk.

 

 

Utvalgets anbefalinger

 

·        Lagringsforhold

Arkivloven er som lov ikke egnet for diagnostiske biobanker, som utgjøres av materiale som bør være tilgjengelig for bruk med risiko for å bli oppbrukt. Loven gir imidlertid en god veiledning over hva som kan regnes som forsvarlige lagringsforhold. Arkivlovens momenter for forsvarlig lagring (se tidligere avsnitt) bør derfor kunne legges til grunn for vurderingen av lagringsforholdene også for de diagnostiske biobanker.

 

·        Lagringstid

Individuelle, institusjonelle og samfunnsmessige, nasjonale hensyn tilsier at alt diagnostisk biobankmateriale bør oppbevares på ubestemt tid.

Unntak er ikke- innstøpte rester etter beskjæring, som utvalget anbefaler at oppbevares i minimum 3 måneder etter avgitt diagnose.

 

Fremtidsperspektiv

Det lå ikke i utvalgets mandat å vurdere eventuelle organisasjonsmessige eller økonomiske aspekt ved ovennevnte anbefalinger. Samtidig er det klart at økonomiske forhold vil kunne påvirke omfanget av lagring under hensiktsmessige forhold i fremtiden. Det er mulig at en omorganisering og sentralisering av f.eks. lagre for eldre snitt og blokker vil kunne gi en gevinst. Styret bør derfor konsentrere det videre arbeide mot de ansvarlige myndigheter for å løse lagerproblemene, som innen kort tid vil være prekære ved flere avdelinger.

 

Annet

Under arbeidet gjorde avdelingsoverlege Ingjerd Lien Kvelstad, Sykehuset Innlandet HF  arbeidsgruppen oppmerksom på enkelte forhold vedrørende forskrift om pasientjournal og lov om årsregnskap m.v. (regnskapsloven) som er relevant for patologiavdelinger.

·        I henhold til forskrift om pasientjournal skal relevante notater som er påtegnet patologiremisse regnes som del av journal. Det betyr i praksis at enten må remissen oppbevares eller så må notatet innscannes.

·        I regnskapsloven § 2-7. Oppbevaring heter det bl.a.:

"Regnskapsmateriale som nevnt i første ledd skal oppbevares i Norge i 10 år etter regnskapsårets slutt. Originaldokument av papir kan erstattes av kopi i annet medium. I så fall skal papiroriginalen oppbevares på en velordnet måte i 3 år og 6 måneder etter slutten av regnskapsåret som dokumentet gjelder. Dokumentasjon som lagres elektronisk, skal oppbevares og gjengis i standard dataformat.

Regnskapsmaterialet skal oppbevares ordnet og være betryggende sikret mot ødeleggelse og tyveri. Regnskapsmaterialet skal kunne fremlegges for offentlig kontrollmyndighet i hele oppbevaringstiden i en form som muliggjør etterkontroll."

 

Utvalget er kjent med at mange patologiavdelinger destruerer remisser før de tider som er oppgitt i loven. Utvalget har ikke tatt videre stilling til spørsmålet ettersom dette ble vurdert å ligge utenfor gruppens mandat..

 

 

 

Oslo

14.11.2004

 

 

G. Cecilie Alfsen  Roger Bjugn               Inger Nina Farstad               Wenche Reed

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Referanser

1.      Royal College of Pathologists. The retention and storage of pathological records and archives, 2. utg. Royal College of Pathologists. London, 2003.

http://www.rcpath.org/resources/pdf/RetentionandStorage2ndEdCORRECTED03.pdf

2.      College of American Pathologists. Commission on laboratory accreditation program. Anatomic pathology checklist. College of American Pathologists. Northfield, IL, 2004.

http://www.cap.org/apps/docs/laboratory_accreditation/checklists/anatomic_pathology_sept2004.pdf

3.      National Health Service in Scotland, Management Executive. Guidance for the retention and destruction of health records. 1. desember 1993. http://www.show.scot.nhs.uk/sehd/mels/1993_152.htm