Rogaland legeforening

Lokalforening

Lokale bestemmelser

Personvernerklæring for Rogaland legeforening

Behandling av personopplysninger i Rogaland legeforening
21. august 2020

Når du bruker nettsiden vår og/eller er i kontakt med oss, herunder ved å motta nyhetsbrev, vil Rogaland legeforening behandle personopplysninger om deg. Nedenfor finner du derfor informasjon om personopplysninger som samles inn, hvorfor vi gjør dette og dine rettigheter knyttet til behandlingen av personopplysningene.

Behandlingsansvarlig for personopplysningene vi behandler er Rogaland legeforening ved leder Janne Kristine Bethuelsen. Kontaktinformasjonen til Rogaland legeforening er:

Adresse: Postboks 3049 Hillevåg, 4095 Stavanger
E-post: post@rogalandlegeforening.no
Telefon: 92857712
Organisasjonsnr.: 971 338 970

For spørsmål du måtte ha om vår behandling av dine personopplysninger kan du kontakte post@rogalandlegeforening.no.

Når det gjelder vår behandling av personopplysninger vil Legeforeningen sentralt tilrettelegge for noe av behandlingen, f.eks. ved at Rogaland legeforening får tilgang til personopplysninger om sine medlemmer gjennom Legeforeningens medlemsregister eller ved at Legeforeningen sentralt overtar behandlingen, f.eks. ved enkeltsaker om juridisk bistand som i første omgang sendes inn til Rogaland legeforening. Det er inngått en egen avtale mellom Rogaland legeforening og Legeforeningen om felles behandlingsansvar vedrørende nevnte tilgang til Legeforeningens medlemsregister. Dette forholdet er nærmere beskrevet i Legeforeningens personvernerklæring.


1.      Hvorfor samler vi inn personopplysninger og hva slags informasjon samler vi inn

Vi samler inn/ håndterer personopplysninger om deg til ulike formål avhengig av hvem du er og hvordan vi kommer i kontakt med deg. Vi samler inn følgende personopplysninger til formålene angitt her:

1.      Sende ut nyhetsbrev og gi informasjon om vår virksomhet, kurs og liknende: e-postadresse. Behandlingen skjer på grunnlag av avtale med deg (medlemskapet).

2.      Besvare henvendelser som kommer inn til oss. Navn, telefonnummer, e-postadresse og eventuelle personopplysninger som måtte følge av henvendelsen. Behandlingen av personopplysninger skjer på grunnlag av medlemskapet (for ikke medlemmer evt. en annen konkret avtale eller en interesseavveining som blir slettet når enkeltsakene er ferdigbehandlet). Behandlingen av personopplysninger er nødvendig for å oss for å hjelpe deg med det du lurer på. 

3.      Rekruttering til nye verv oss hos. Vi behandler personopplysninger i forbindelse med valg til styrer, vararepresentanter, landsrådsrepresentanter og vara til landsrådsrepresentanter, valgkomité. Geografisk tilhørighet og opplysninger om verv. Behandling av personopplysninger skjer på grunnlag av samtykke som du har gitt.

4.      Når du har verv eller er ansatt i Rogaland legeforening kan din kontaktinformasjon være tilgjengelig på foreningens nettside og/eller på innloggede sider, slik at medlemmer kan kontakte deg ved behov. Navnet ditt, hvilken rolle du er valgt til og kontaktinformasjon vil være tilgjengelig for andre. Personopplysninger vil bli gitt til regnskapsfirma i forbindelse med utbetaling av honorar ol. samt til revisor i forbindelse med foreningens årsregnskap.

5.      Møtereferat, tilstedeværelse på møter, regnskap ifm. refusjon. B-referat (legges ikke ut på nett), honorarkrav.

6.      Når du deltar på kurs. Rogaland legeforening arrangerer en rekke kurs. Opplysningene som lagres i forbindelse med kurs er opplysninger kursdeltakeren selv gir Rogaland legeforening. Dette kan inkludere fornavn, etternavn, fødselsår, e-postadresse, telefonnummer, adresse, hvor langt du ha kommet i utdannelsesforløpet mv. Øvrige opplysninger som kan tenkes registrert er opplysninger om allergier og annet i forbindelse med administrasjon av selve kursarrangementet.

Formålet er at vi skal kunne sende ut informasjon om kursplass, program, kursbevis og andre praktiske opplysninger. Personopplysninger vi får inn ved påmelding til kurs blir benyttet for å administrere kurset, for planlegging av nye kurs og for at du skal kunne dokumentere gjennomførte kurs. 

Kontaktinformasjon for forelesere vil bli oppbevart over noe tid for eventuelt nytt oppdrag. Reservasjon mot dette gis beskjed om til post@rogalandlegeforening.no

7.      Spørreundersøkelser. Når Rogaland legeforening gjennomfører spørreundersøkelser, vil vi alltid informere om formålet med den, og hvorvidt den er anonym eller ikke. Rogaland legeforening vil ikke dele opplysningene med andre eller bruke opplysningene til andre formål enn det som er angitt.

8.     For å få informasjon om bruk av våre nettsider benytter vi informasjonskapsler (cookies). Du kan lese mer om cookies og hvilke cookies vi benytter her:

Informasjonskapsler på legeforeningen.no. Vi behandler personopplysninger på grunnlag av en interesseavveining. Vi har vurdert det slik at det er nødvendig for oss for å gjøre dette for å tilpasse nettsiden til våre brukere. Vi ivaretar imidlertid personvernet ditt ved at vi kun bruker opplysningene til statistikk. I denne statistikken er det ikke mulig å identifisere deg som enkeltperson. Videre sletter vi personopplysningene som samles inn via nettsiden daglig.

2.      Utlevering av personopplysninger til andre

Vi gir ikke personopplysningene dine videre til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for slik utlevering. Eksempler på slikt grunnlag vil typisk være en avtale med deg eller et lovgrunnlag som pålegger oss å gi ut informasjonen. 

Rogaland legeforening bruker databehandlere til å samle inn, lagre eller på annen måte behandle personopplysninger på våre vegne. Det regnes ikke som en utlevering å benytte seg av databehandlere, men dette krever en databehandleravtale. I slike tilfeller har vi inngått avtaler for å ivareta informasjonssikkerheten i alle ledd av behandlingen.  Vi benytter oss av følgende databehandlere per i dag:

·        Apriil Story AS, som er forlaget vi bruker i forbindelse med vårt medlemsblad Syd-Vesten, mottar adresselister fra medlemsregisteret i Den norske legeforening.

·        Visma e-accounting, vårt skybaserte regnskapsprogram

·        Accomodo regnskap AS (regnskapstjenester)

·        RSM Norge AS (revisortjenester/unntatt fra lovpålagt behandleravtale)

 

3.      Lagringstid

Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for. 

Dette betyr at personopplysninger vi behandler for å oppfylle en avtale med deg slettes når avtalen er oppfylt og alle plikter som følger av avtaleforholdet er oppfylt. Dette gjelder for eksempel informasjon fra medlemsregisteret, der informasjonen lagres inntil medlemskapet opphører og våre eventuelle forpliktelser i forbindelse med medlemskapet er oppfylt.

Videre betyr dette at personopplysninger som vi behandler på grunnlag av ditt samtykke slettes, hvis du trekker ditt samtykke.


Vedrørende kursdeltakelse:
Informasjon om at du har deltatt på et kurs vil lagres så lenge det er nødvendig for å dokumentere at du har deltatt på et kurs. Opplysninger som ikke lenger er nødvendig for formålene angitt ovenfor skal slettes, med mindre det er nødvendig å oppbevare opplysningene etter lov.
Allergier, telefonnummer, epostadresser o.l. oppbevares inntil 3 måneder etter kursslutt.

Vedrørende regnskap: regnskap/bilag med personopplysninger blir oppbevart i minimum 5 år, i følge regnskapsloven.

 

4.      Dine rettigheter når vi behandler personopplysninger om deg

Du har rett til å kreve innsyn, retting eller sletting av personopplysningene vi behandler om deg. Du har videre rett til å kreve begrenset behandling, rette innsigelse mot behandlingen og kreve rett til dataportabilitet. Rettighetene er imidlertid betinget av nærmere angitte vilkår i personvernforordningen. Du kan lese mer om innholdet i disse rettighetene på Datatilsynets nettside:  www.datatilsynet.no.  

For å ta i bruk dine rettigheter må du henvende deg til post@rogalandlegeforening.no. Vi vil svare på din henvendelse til oss så fort som mulig, og senest innen 30 dager.

Vi vil kunne be deg om å bekrefte identiteten din eller å oppgi ytterligere informasjon før vi lar deg ta i bruk dine rettigheter overfor oss. Dette gjør vi for å være sikre på at vi kun gir tilgang til dine personopplysninger til deg - og ikke noen som gir seg ut for å være deg.

Du kan til enhver tid trekke tilbake ditt samtykke for behandling av personopplysninger hos oss. Den enkleste måten å gjøre dette på, er å henvende deg til post@rogalandlegeforening.no

5.      Klager

Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, vil vi gjerne ha beskjed om dette. Du kan også klage til Datatilsynet.

Du finner informasjon om hvordan du kan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no.

6.      Endringer

Hvis det skulle skje endring av Rogaland legeforenings håndtering av personopplysninger eller endringer i regelverket om behandling av personopplysninger, kan det medføre forandring i informasjonen du er gitt her. Vi oppfordrer interesserte til jevnlig å undersøke vår nettside for endringer. Dersom det gjøres vesentlige endringer i vår personvernerklæring vil vi informere særskilt om dette. Dato for siste endring er 19.8.20.