Norsk overlegeforening

Arbeidsliv

For mye utbetalt lønn- hva nå

Et tilbakevendende spørsmål til Legeforeningens avdeling for Jus og arbeidsliv, er om arbeidstaker plikter å betale tilbake for mye utbetalt lønn. Selv om Overlegen har hatt artikler om temaet flere ganger (blant annet Overlegen nr 3 2013 og nr 4 i 2017), tyder antall henvendelser på at vi tåler et gjensyn med tema.
Av advokat og juridisk rådgiver i Overlegeforeningen, Liv Marit Fagerli
3. november 2020

En typisk henvendelse gjelder en lege som over tid- potensielt flere år- har fått for mye lønn utbetalt. I noen tilfeller har legen initialt stusset på om lønnen var korrekt, og sjekket med arbeidsgiver som har bekreftet at den var riktig. For så senere oppdage at det var utbetalt for mye. I andre tilfeller har ikke «tanken streifet» legen at lønnen som ble utbetalt ikke var korrekt. Felles for flere av sakene er at når arbeidsgiver oppdager feilen, blir legen kontaktet og bedt om å betale det for mye utbetalte tilbake. Gjerne presentert som en plikt til å betale tilbake, uten at arbeidsgiver ser hen til hvem som er mest å bebreide for feilutbetalingen, hvor mye det er snakk om, om legen har mottatt feilutbetalingen i god tro om at utbetalingen var korrekt mv. Det kan se ut som om enkelte arbeidsgivere legger ekstra tyngde i argumentasjonen sin ved å vise til at arbeidsavtalen inneholder et punkt om plikt til å betale tilbake for mye lønn.

Spørsmålet som ofte oppstår, er om arbeidstaker plikter å betale tilbake det som er for mye utbetalt? Og hvis arbeidstaker plikter å betale tilbake, er neste spørsmål om arbeidsgiver har anledning til å gjennomføre lønnstrekk for å få tilbakebetalt det som er for mye utbetalt.

Utgangspunktet er at arbeidsgiver plikter å utbetale korrekt lønn til riktig tid.  Motstykket er at arbeidstaker som hovedregel må kunne forvente at lønnsutbetalingen er korrekt.

Men så skjer det av og til at den utbetalte lønnen er feil- og tema for denne artikkelen er tilfeller der arbeidstaker har fått utbetalt for mye lønn. Har da arbeidstaker plikt til å betale tilbake det som er for mye utbetalt?

Plikter arbeidstaker å betale tilbake for mye utbetalt lønn?Arbeidsgivers adgang til å kreve tilbakebetaling når feilutbetalingen skyldes arbeidsgiver, reguleres av de ulovfestede reglene om retten til å kreve tilbakebetaling av et beløp som betaleren ikke var forpliktet til å betale.

Denne læren kalles condictio indebeti på fagspråket. Etter læren om condictio indebeti skal spørsmålet om det foreligger et tilbakesøkingskrav vurderes konkret. I den konkrete helhetsvurderingen vil både hensynet til å bevare situasjonen uendret på tross av feilen (oppgjørshensynet), og behovet for å korriger feilen (korreksjonshensynet) stå sentralt.

Relevante momenter i den konkrete vurderingen av om det er rimelig at arbeidstaker betaler tilbake det som er for mye utbetalt, vil blant annet være om arbeidsgiver og/eller arbeidstaker var i aktsom god tro, fordringens art, graden av innrettelse, hvem som er skyld i at feilutbetalingen har funnet sted, beløpets størrelse og tiden som har gått fra feilutbetalingen fant sted, til den ble oppdaget.

Jeg vil nedenfor kort beskrive hva som ligger i de ulike momentene:

Betydningen av hvem som er skyld i feilutbetalingen
Det er vanligvis arbeidsgiver som foretar beregning av lønn, og det er arbeidsgiver som er den profesjonelle part. Arbeidsgiver vil derfor i utgangspunktet være den som er nærmest til å bære følgene av at det er utbetalt for mye lønn. I de tilfellene feilutbetalingen skjer som resultat av feil foretatt av arbeidsgiver, vil det derfor ofte være mer rimelig at feilen går ut over den profesjonelle parten (arbeidsgiver) enn at det går ut over privatpersoner (arbeidstaker).

Samtidig er det slik at arbeidstaker i noen ganger er den som leverer oversikt over medgått arbeidstid mv. Hvis denne oversikten er feil, kan det tenkes at arbeidstaker er den nærmeste til å bære følgende av feilen som skyldes oversikt levert av arbeidstaker selv.

Tidsmomentet/graden av innrettelse
I vurderingen av om arbeidstaker har plikt til å betale tilbake, er tiden som har gått fra feilutbetalingen fant sted, til arbeidsgiver orienterte arbeidstaker, av betydning.

Hvis arbeidsgiver nokså umiddelbart etter feilutbetalingen oppdager at det er utbetalt for mye lønn, og orienterer arbeidstaker om det, skal det mer til for å si at arbeidstaker ikke plikter å betale tilbake enn de tilfeller hvor det går lang tid før feilutbetalingen oppdages. Dette ut fra en tanke om at hvis arbeidsgiver orienterer før lønnen har kommet på arbeidstakers konto, eller umiddelbart etter, har arbeidstaker ikke har rukket å innrette seg etter det feilutbetalte; arbeidstaker har for eksempel ikke brukt det utbetalte til livsopphold.

Dette henger sammen med det jeg nevnte ovenfor om oppgjørshensynet og korreksjonshensynet. Jo lenger tid som har gått, jo større er sannsynligheten for at arbeidstaker har brukt det feilutbetalte beløpet til livsopphold.

Beløpets størrelse
Størrelsen på det feilutbetalte vil også kunne spille inn. Hvis beløpet er lite, vil det kunne tale mot tilbakebetaling. Det vil trolig også ofte være vanskeligere for arbeidstaker å oppdage feilutbetalingen hvis beløpet er lite enn hvis det er snakk om høyere beløp.

Samtidig er det ikke automatisk slik at større beløp betyr plikt til å betale tilbake. Jeg nevnte innledningsvis som eksempel tilfeller der arbeidstaker har vært usikker på om den utbetalte lønnen er korrekt, og kontakter arbeidsgiver for å forsikre seg om at lønnen er korrekt.

Det kan for eksempel være sykehusleger som har redusert sin avtale om utvidet arbeidstid (UTA), og stusser på om lønnen etter redusert UTA er korrekt. Hvis legen i slike tilfeller kontakter arbeidsgiver og ber arbeidsgiver sjekke at lønnen er korrekt- og får det bekreftet av arbeidsgiver- skal det mer til for at legen har plikt til å betale tilbake lønn hvis det senere viser seg at det likevel ble utbetalt for mye.

Slik feilutbetaling kan skje over noe tid, og da vil beløpet kunne bli av en viss størrelse. Men selv om det feilutbetalte da ikke er et lite beløp, vil det i vurderingen av om legen plikter å betale tilbake spille inn at legen opptrådte aktsomt og kontaktet arbeidsgiver for å forsikre seg om at lønnen er korrekt. Når arbeidsgiver bekrefter at så er tilfelle, må legen kunne «slå seg til ro» med det. Arbeidsgiver har i dette eksempelet fått ekstra oppfordring til å sjekke at lønnen som utbetales er korrekt, og da må arbeidsgiver etter min vurdering bære risikoen hvis det senere viser seg at lønnen likevel ikke var korrekt. Jeg anbefaler for øvrig at arbeidstaker kontakter arbeidsgiver skriftlig i slike tilfeller.

Var arbeidstaker i aktsom god tro?
Dersom arbeidstaker derimot skjønte – eller burde ha forstått- at det ble utbetalt for mye lønn, plikter arbeidstaker å ta kontakt med arbeidsgiver og opplyse om feilen, og betale tilbake det som er for mye utbetalt. Arbeidstaker som mottar for mye utbetalt lønn "mot bedre viten", har ikke beskyttelsesverdig interesse i å beholde det for mye utbetalte.

Generelt er det slik arbeidstaker har plikt til å kjenne grunnlaget for sin lønn, og sjekke at lønnsutbetalingen er korrekt.

For sykehusleger er imidlertid lønnsslippene ofte kompliserte og uoversiktlige med ulike beløp fra måned til måned. Det kan være til dels store variasjoner i hvor mye som utbetales hver måned og dette kan være momenter som taler mot plikt til å betale tilbake. Når det er sagt, finner jeg likevel grunn til å nevne at vurderingen av om legen har vært i aktsom god tro, er forholdsvis streng. Som minimum må det forventes at legen med jevne mellomrom går gjennom lønnsslippen for å sjekke at utbetalingen er korrekt. Og særlig bør legen sjekke lønnslippen når det har skjedd endringer i lønnen. For eksempel hvis legen går fra å jobbe heltid til deltid, fra å jobbe vakt til kun dagtidsarbeid eller hvor avtale om utvidet arbeidstid er endret mv.

Oppsummert – plikter arbeidstaker å betale tilbake for mye utbetalt lønn?
Det er ikke mulig å si ja eller nei på om arbeidstaker plikter å betale for mye utbetalt lønn. Det vil bero på en skjønnsmessig helhetsvurdering av blant annet de momentene jeg har nevnt ovenfor.

Men hvis man kommer til at arbeidstaker plikter å betale tilbake for mye utbetalt lønn, oppstår spørsmålet om det gir arbeidsgiver lovlig adgang til å foreta lønnstrekk for å få tilbake det som er for mye utbetalt.

Har arbeidsgiver lov til å trekke i lønn?
For å starte med svaret- nei det er ingen automatisk sammenheng mellom plikt til å betale tilbake, og rett til å foreta lønnstrekk.

Det følger av arbeidsmiljøloven § 14-15(2) bokstav c) at trekk i lønn og feriepenger ikke kan gjøres unntatt når det på forhånd er fastsatt ved skriftlig avtale. Opplistingen i loven over de tilfeller arbeidsgiver har lov til å foreta trekk i lønn, er uttømmende. Det betyr at lønnstrekk kun er lov for de tilfellene som konkret står nevnt i arbeidsmiljøloven § 14-15 (2).

Hensikten med bestemmelsen er å sikre at arbeidstaker har forutsigbarhet med tanke på å disponere lønnsinntekten sin til nødvendig underhold.

Som nevnt åpner arbeidsmiljøloven § 14-15 (2) bokstav c)  for at trekk i lønn kan foretas når det på forhånd er fastsatt ved skriftlig avtale. Veldig mange har arbeidsavtaler hvor det står at ved for mye utbetalt lønn, kan arbeidsgiver trekke i lønn. Et praktisk spørsmål er derfor om denne (eller lignende) formuleringen  i arbeidsavtalen oppfyller lovens krav til «på forhånd fastsatt ved skriftlig avtale».

Svaret på det er nei. At det i arbeidsavtalen står at arbeidsgiver kan trekke i  lønn ved for mye utbetalt lønn, er ikke en «på forhånd fastsatt skriftlig avtale». Det betyr at arbeidsavtalen i seg selv ikke gir arbeidsgiver lovlig adgang til å foreta trekk i lønn ved for mye utbetalt lønn.

I en forholdsvis fersk uttalelsen fra Sivilombudsmannen (2020/417 av 9. juni 2020) viser ombudsmannen til en av sine tidligere avgitte uttalelser, sak 1999/2142. I saken fra 1999 vurderte ombudsmannen hvordan ordlyden "på forhånd" skulle forstås. Ordlyden kunne enten forstås slik at det var adgang til å foreta lønnstrekk på grunnlag av en avtale inngått før feilutbetaling (typisk formulering om tilbakebetalingsplikt i arbeidsavtaler), eller slik at det kun ble gitt adgang til å foreta trekk når det ble inngått avtale om dette etter at feilutbetaling var skjedd, og omfanget av feilutbetalingen var klarlagt. Ombudsmannen la den sistnevnte forståelsen til grunn, og uttalte:

«Det sentrale vil etter mitt syn være at det foreligger et uomtvistelig samtykke før det foretas trekk i arbeidstakers lønn. Dette innebærer at det må foreligge en avtale der det er klart at begge parter er innforstått med hva trekket gjelder. Som utgangspunkt vil jeg derfor anta at loven kun åpner for å gjøre trekk i lønn og feriepenger der avtale om dette er inngått i etterkant av feilutbetalingen. Avtalen om adgang til å trekke i lønnen blir dermed samtidig en erkjennelse av at det foreligger et krav og arbeidstakers samtykke i at kravet gjøres opp ved at det foretas trekk i lønn. I de tilfeller det foreligger skriftlige generelle forhåndsavtaler om adgang til å gjøre trekk i lønn i forkant av feilutbetalingen, hvilket har vist seg er en relativt vanlig standardklausul innenfor det offentlige, mener jeg det er grunn til å anta at denne avtalen bare vil kunne danne grunnlag for trekk der det i tillegg foreligger en erkjennelse fra arbeidstakeren om at det foreligger et krav på arbeidsgiverens hånd jf. også bestemmelsen i bokstav e) om erstatningskrav. I tvistesituasjoner der det ikke er erkjent at det foreligger et krav på arbeidsgivers hånd, vil en generell forhåndsavtale om trekk etter mitt syn ikke kunne gjøres gjeldende.»

Daværende Arbeids- og administrasjonsdepartementet fulgte opp ovennevnte uttalelse med å skrive til ombudsmannen at departementet var «enig i at en standardklausul inntatt i arbeidsavtalen som generelt slår fast at det skal være adgang til å foreta trekk i lønn ved feilutbetalinger i utgangspunktet ikke kan danne grunnlag for trekk i lønn». I samme brev ble det presisert at en forhåndsavtale etter departementets syn kunne være gyldig «hvis den er supplert med begrensninger med hensyn til trekkets størrelse, preklusjonsfrister, varsling, krav om etterfølgende erkjennelse og samtykke og/eller andre vilkår som i tilstrekkelig grad sikrer arbeidstakerens behov for forutsigbarhet og kontroll».

Oppfatningen som kom til uttrykk i uttalelsen i sak 1999/2142, er senere gjentatt i uttalelsene i sak 2015/1834 og 2017/256.

Oppsummert om dette, er det min vurdering at en standardklausul i arbeidsavtalen ikke i seg selv gir rett til å foreta lønnstrekk. For at arbeidsgiver skal kunne foreta trekk i lønn, må arbeidstaker i etterkant av den konkrete feilutbetalingen vurdere om arbeidstaker er enig i at det er utbetalt for mye, og  hvor mye det i så fall er snakk om- og om arbeidstaker er enig i at det foreligger plikt til å betale tilbake. Først etter dette har arbeidstaker forutsetninger for å inngå avtale om trekk i lønn.

Ved uenighet om det er utbetalt for mye lønn
Det er ingen selvfølge at arbeidstaker og arbeidsgiver er enige i om det foreligger plikt til å betale tilbake, og  hvor mye arbeidstaker i så fall plikter å betale tilbake.

Dersom det er uenighet om dette, må arbeidsgiver inndrive kravet på lovlig måte. Det vil i praksis si å gå til domstolen med krav om dom for at arbeidstaker er skyldig beløpet, og så inndrive kravet på lovlig måte. Lovlig måte vil  si enten å inngå avtale med arbeidstakeren om lønnstrekk, eller inndrivelse via namsmyndighetene.

Ny uttalelse fra Sivilombudsmannen
Som nevnt ovenfor kom Sivilombudsmannen 9. juni 2020 (sak 2020/417) med en ny uttalelse i en sak med krav om tilbakebetaling av for mye lønn. Uttalelsen kan leses i sin helhet på ombudsmannens nettsider:

https://www.sivilombudsmannen.no/uttalelser/krav-om-tilbakebetaling-av-for-mye-utbetalt-lonn-2/