Norsk overlegeforening

Arbeidsliv

Kan arbeidsgiver pålegge ansatte å legge ut for tjenestereiser?

Som oftest er det slik at arbeidstaker legger ut reiseutgifter på tjenestereiser, for eksempel ved bruk av eget kredittkort. Arbeidstaker kommer da i en situasjon hvor han blir juridisk ansvarlig for utgifter som er pådratt i arbeidsgivers interesse. Spørsmålet er om ansatte kan tvinges til å legge ut for slike utgifter.
Av Frode Solberg, ass direktør og sjefadvokat, Jus og arbeidsliv
4. januar 2019

I mai i år avsa Borgarting lagmannsrett dom hvor temaet var om Utenriksdepartementet (UD) som arbeidsgiver kunne pålegge sine ansatte å pådra seg utgifter til flybilletter og hotell i forbindelse med tjenestereiser i utlandet. Frem til mars 2015 hadde slike reiseutgifter blitt belastet UD direkte. Den nye ordningen var at de ansatte skulle bruke egne kredittkort, og hvor de deretter skulle få betalt tilbake reiseutgifter etter innlevering av reiseregning. Det var ikke tvil om at arbeidsgiver skulle dekke utgiftene i siste instans, men regelverket inneholdt ingen bestemmelse om hvem som står økonomisk og juridisk ansvarlig for at reiseutgiftene blir betalt til leverandøren av tjenestene, det vil si flyselskap og hotell. UD dekket også årsavgift til kredittkort med inntil 500 kroner. Unntaksvis kunne ansatte som ikke hadde eller ikke kunne bruke kredittkort få dekket flybilletter og hotell på annen måte, for eksempel ved at det ble sendt faktura. Norsk tjenestemannslag (NTL) mente at denne ordningen ikke kunne pålegges, og at den derfor var urettmessig. Staten mente at en slik ordning kunne pålegges. NTL brakte saken inn for retten. Staten ble frifunnet i tingretten, men NTL anket.

Lagmannsrettens utgangspunkt var at et slikt pålegg forutsetter et rettslig grunnlag, og konklusjonen ble at arbeidsgiver ikke hadde grunnlag for et slikt pålegg verken i tariffavtale eller i den individuelle arbeidsavtalen med de ansatte. Det var heller ikke innenfor arbeidsgivers styringsrett å pålegge ordningen.

Etter de ansattes arbeidsavtale var det klart at UDs ansatte hadde en plikt til å dra på utenlandsreise, men etter lagmannsrettens vurdering kunne det ikke ut ifra plikten til å dra på tjenestereise også innebære en plikt til å pådra seg utgifter overfor tredjemenn, les hotell og flyselskap. Det følger også av dommen at arbeidstaker kan være pliktig til å pådra seg utgifter til jobbreise hvis det enten er avtalt i tariffavtale eller i personlig arbeidsavtale, men at dette i så fall krever klare holdepunkter i avtalen.

Hvis det derimot ikke foreligger en plikt etter tariff- eller individuell avtale, så har arbeidsgiver bare lov til å pålegge arbeidstaker plikter innenfor det som er å anse som arbeidsgivers styringsrett.

UD anførte også at pålegget var en endring av en administrativ rutine som ikke etablerte noen plikter for de ansatte, og at arbeidsgiver derfor kunne bestemme dette i kraft av styringsretten. Lagmannsretten konkluderte først med at det overnevnte pålegg ikke kunne regnes som en endring av en administrativ rutine, men heller en forpliktelse for de ansatte til å ta på seg et personlig økonomisk ansvar. Dette måtte gjelde selv om de ansatte i UD hadde en viss rett til å få forskudd av utgiftene.

Lagmannsretten vektla at de økonomiske forpliktelsene til fly og hotell kunne bli store, at reisevirksomheten var stor og til tider måtte gjøres på kort varsel, samt at UDs pålegg førte til en uheldig sammenblanding av private midler og arbeidsgivers penger. NTL vant saken.

Dommen ble forsøkt anket til Høyesterett av UD, men anken ble ikke sluppet inn av ankeutvalget til Høyesterett. Dommen har derfor blitt stående og kan fungere som veileder for om liknende pålegg i andre virksomheter er å anse som urettmessige.

Begrunnelsen til lagmannsretten om at pålegget om å pådra seg utgifter overfor tredjemann til flybilletter og hotell er utenfor arbeidsgivers styringsrett, er av generell karakter. Dommen kan nok derfor tolkes i den retning av at den stadfester et grunnleggende prinsipp om at driftsutgifter ikke er arbeidstakers ansvar.

Det er imidlertid verdt å merke seg at tvisten i dommen bare omhandlet utgifter til hotell og fly i forbindelse med utenlandsreise. Mindre utgifter som taxi, tog, buss og matutgifter var ikke et tema i dommen, og ut ifra premissene i dommen trenger nok kanskje ikke arbeidsgiver et spesifikt rettslig grunnlag for å pålegge arbeidstaker å forskuttere mindre utgifter i forbindelse med jobbreise. Dette fordi de økonomiske forpliktelsene ikke vil være like store for andre type utgifter.

Det er likevel ikke tvilsomt at dommen i betydelig grad begrenser arbeidsgivers adgang til å pålegge ansatte å legge ut for reiseutgifter, med mindre dette klart framgår av arbeidsavtalen eller tariffavtaler. Dommen vil derfor kunne ha overføringsverdi til andre offentlige og private virksomheter.