Personalmappe (faktaboks):
• Personalmappen inneholder viktige opplysninger om arbeidstakeren.
• Alle arbeidstakere har som regel en egen personalmappe.
• Alt fra stillingssøknad (med CV og karakterutskrift) og arbeidsavtale til advarsler og oppsigelser vil kunne være lagret i personalmappen.
• Også referater fra viktige medarbeidersamtaler, permisjonssøknader og korrespondanse med Nav vil kunne ligge der.
• Personalmappen vil også kunne inneholde arbeidsgiver egne vurderinger av arbeidstakeren.
• Mappen kan enten være en fysisk mappe eller en egen sak i et elektronisk saksbehandlingssystem.
"Lovverket bestemmer hvilke opplysninger fra personalmappen som må utleveres. Det er arbeidsgivers ansvar alene å avgjøre hva det skal gis innsyn i.
Taushetsbelagte opplysninger kan bare utleveres dersom den ansatte samtykker til dette.
Personalmappen skal inneholde nødvendig og relevant dokumentasjon av arbeidsforholdet. Den ansatte kan derfor ikke bestemme hvilke opplysninger som skal lagres i personalmappen.
Dersom man mener at dokumentasjon ikke trenger å ligge i personalmappen, kan man gå i dialog med arbeidsgiver om dette."
Pasienter og andre kan be helseforetaket om innsyn i en ansatt leges personalmappe. Legen kan ha en spesielt utsatt rolle, for eksempel overfor ustabile pasienter eller pårørende, medias søkelys eller annet. Mange anser nok opplysningene i personalmappen som private. Det kan derfor oppleves ubehagelig at andre – også anonymt – kan be om innsyn i disse opplysningene.
Hva innebærer retten til innsyn?
Lov om rett til innsyn i dokumenter i offentlig verksemd (offentleglova) gjelder for helseforetak, kommune og stat. Loven sier at alle dokumenter hos det offentlige i utgangspunktet er åpne for innsyn. Enhver kan kreve innsyn i offentlige dokumenter, med mindre man kan vise til et unntak fra denne hovedregelen.[1] Lovbestemmelser om taushetsplikt er et av unntakene som begrenser retten til innsyn.[2]
Alle som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan, har taushetsplikt om noens personlige forhold.[3] Denne taushetsplikten gjelder også ansatte i stat, kommuner og helseforetak. Taushetsplikten forbyr blant annet ledere og HR-ansatte å utlevere taushetsbelagte opplysninger om sine ansatte.[4]
Alle kan i utgangspunktet be om innsyn i saksdokumenter hos det offentlige, uten begrunnelse for ønsket om innsyn. Men taushetsplikten setter begrensninger for hvilke opplysninger som kan gis ut fra personalmappen.
Hvilke opplysninger er omfattet av taushetsplikten?
Når man skal vurdere om en opplysning gjelder noens personlige forhold, er det avgjørende om opplysningen kan skade eller utlevere vedkommende. Personlige opplysninger som omhandler slektskap, fysisk og psykisk helse, følelsesliv, seksuell legning og karakter skal for eksempel ikke utleveres. Også noen opplysninger om familie og hjem – som barn og nærstående – er å regne som personlige. [5]
Enkelte opplysninger er i utgangspunktet ikke taushetsbelagte. Dette gjelder opplysninger om fødested, fødselsdato og personnummer, statsborgerforhold, sivilstand, yrke, bopel og arbeidssted. Slike opplysninger er åpne for innsyn, med mindre de røper forhold som må anses som personlige.[6]
For eksempel er persons adresse er i utgangspunktet ikke underlagt taushetsplikt. Men dersom en person er registrert med bostedsadresse i et fengsel eller på sykehus, vil det likevel røpe personlige forhold. Slike opplysninger skal da ikke utleveres.[7]
Arbeidsgiver har adgang til å unnta vitnemål og personnummer, samt identifikatorer med tilsvarende funksjon,[8] fra innsyn.[9] Når det gjelder personnummer, bør det offentlige være forsiktige med å gi innsyn grunnet skadepotensialet ved utnyttelse.[10]
Lønn og økonomi
Den enkeltes økonomiske forhold som lønnsmottaker er i utgangspunktet å regne som noens personlige forhold og kan derfor ikke utleveres. Avlønning og arbeidsvilkår for de som er tilsatt i
[1] Jf. offentleglova § 3 første punktum
[2] Jf. offentleglova 13
[3] Forvaltningsloven § 13 første ledd nr. 1
[4] Helseforetaksloven § 5 første ledd.
[5] Ot.prp.nr.3 (1976–1977) s. 14, Justis- og politidepartementet, Veileder til offentleglova (G-2009-419) pkt. 6.2.3.1, Bernt JF. Norsk Lovkommentar, note 281 til forvaltningsloven
[6] Forvaltningsloven § 13 andre ledd første punktum
[7] Bernt JF. Norsk Lovkommentar, note 287 og 301 til forvaltningsloven. Se også Ot.prp.nr.3 (1976–1977) Om lov om endringer i lov 10 februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker s. 14
[8] F.eks. D-nummer, DUF-nummer, utenlandske identifikasjonsnumre mv.
[9] Offentleglova § 26.
[10] Organet må foreta en merinnsynsvurdering etter § 11, se Prop. 125 L (2010–2011) kap. 2 denne vurderingen
kommune, stat eller helseforetak, er imidlertid offentlige opplysninger.[1] Dette begrunnes med at allmennheten har et legitimt behov for å vite hva skattepengene brukes til.
Reiseregninger med vedlegg for ansatte i helseforetak er i utgangspunktet offentlige. Enkelte opplysninger i regningene eller vedleggene kan likevel være omfattet av taushetsplikten. For eksempel en ansatt som har vært hos bedriftshelsetjenesten eller har oppgitt bankkontonummer og lignende. [2]
Det offentlige har også hjemmel til ikke å utlevere skriftlige oppgaver over beregnet lønn, utregningsgrunnlaget for feriepenger og lønnstrekk, men må gi ut opplysninger om bruttoutbetaling av lønn.[3]
Når arbeidsforholdet opphører, hender det at arbeidsgiver og arbeidstaker inngår en såkalt sluttavtale. Sluttavtaler inneholder ofte bestemmelser om etterlønn og andre forhold. Det er ikke uvanlig at partene blir enige om at slike avtaler skal være konfidensielle. Det er viktig å være oppmerksom på at opplysninger fra sluttavtaler kan bli utlevert etter offentleglova, selv om partene har vært enige om konfidensialitet.
Lederlønnskontrakter vil som hovedregel være åpne for innsyn. Etter offentleglova kan opplysninger holdes hemmelige når det er nødvendig av hensyn til en forsvarlig gjennomføring av organets lønns- og personalforvaltning.[4] Dette gjelder særlig der offentliggjøring kan svekke statens forhandlingsposisjon. Bestemmelsen kan i noen tilfeller gi grunnlag for å nekte innsyn i enkelte opplysninger i en lederlønnskontrakt av hensyn til forhandlinger med andre ledere eller potensielle ledere.[5]
Søknader og endringer
Opplysninger om at en person har søkt på en stilling i stat, kommuner og helseforetak er offentlig informasjon. Det at noen har fått eller ikke fått opprykk eller en stilling de har søkt på, er i utgangspunktet også offentlig informasjon. I noen tilfeller vil arbeidstakeren oppgi personlige grunner til at vedkommende søker en stilling eller et opprykk, eller at man har behov for tilrettelegging. Slike opplysninger kan være omfattet av taushetsplikten.[6]
Offentlige arbeidsgivere kan holde opplysninger om ansettelse eller forfremmelse tilbake.[7] Dette gjelder som regel saker der formålet er å avgjøre om en eller flere personer skal ansettes eller forfremmes. Den offentlige arbeidsgiveren må likevel gi ut søkerlisten, men kan nekte å utlevere søknadene, referat fra intervju, interne vurderinger og selve innstillingen med rangering av kandidatene. [8]
[1] Bernt JF. Norsk Lovkommentar, note 284 til forvaltningsloven og Statens personalhåndbok 2019 pkt. 11.4.4
[1] Bernt JF. Norsk Lovkommentar, note 289 til forvaltningsloven
[1] Offentleglova § 25
[1] Offentleglova § 23 første ledd.
[1] Statens personalhåndbok 2019 pkt. 2.1.7.1
[1] Justis- og politidepartementet, Veileder til offentleglova (G-2009-419) pkt. 6.2.3.1
[1] Offentleglova § 25
[1] Justis- og politidepartementet, Veileder til offentleglova (G-2009-419) pkt. 8.14.1
I disse sakene må offentlige arbeidsgivere foreta en "merinnsynsvurdering"[9], noe som innebærer at man ikke kan avslå innsyn med mindre hensynet til hemmelighold veier tyngre enn innsyn. Det skal for eksempel mer til for å hemmeligholde opplysninger om en administrerende direktør, enn om en alminnelig lønnsmottaker.
Lovbrudd og tjenstlige reaksjoner
Begår man straffbare handlinger i tjenesten, vil de personlige forholdene som førte til handlingen være underlagt taushetsplikt, mens opplysninger om den endelige straffen i utgangspunktet er offentlige. Det samme gjelder for reaksjoner fra tilsynsmyndighetene, som ved tap av autorisasjon eller en advarsel. Når det gjelder reaksjoner fra arbeidsgiver (tilrettevisning, advarsel, oppsigelse eller avskjed), er dette i prinsippet også offentlige opplysninger. [10]
Det kan oppfattes spesielt at opplysninger om såpass alvorlige forhold ikke er underlagt taushetsplikt. Dette begrunnes med at hensynet til allmennhetens behov for tillit og kjennskap til hvordan offentlig ansatte – og særlig leger – utfører jobben sin.
Medarbeidersamtaler
I alle arbeidsforhold vil det normalt avholdes medarbeidersamtaler med den ansatte. Det blir ofte ført referat fra disse samtalene. I tillegg vil den ansatte og arbeidsgiver ha en løpende dialog om endringer og forslag til forbedringer i arbeidsforholdet.
Når et dokument er utarbeidet for den interne saksforberedelsen, kan man nekte å utlevere dette dokumentet.[11] Typiske organinterne dokumenter er fremlegg, utkast, skisser, utredninger og andre arbeidsdokumenter utarbeidet underveis i en prosess.[12] Innsyn kan også nektes for dokumenter i avsluttede saker. Referater fra medarbeidersamtaler er arbeidsdokumenter i det løpende arbeidsforholdet og kan unntas fra innsyn.[13] Det samme gjelder for den kontinuerlige kontakten mellom den ansatte og arbeidsgiver om jobben legen gjør. Arbeidsgiver må likevel foreta en merinnsynsvurdering av disse dokumentene, jf. over.
Hvordan skal opplysningene utleveres?
Offentleglova gir bare adgang til å unnta "opplysninger" fra innsyn. I praksis betyr dette at opplysninger om personlige forhold må sladdes, mens resten av dokumentet skal leveres ut. I noen tilfeller kan arbeidsgiver likevel la være å utlevere hele dokumentet.[14]
I noen tilfeller vil ikke teksten som står igjen etter sladdingen gi mening eller den kan gi et misvisende inntrykk, og man kan derfor unnta hele dokumentet fra innsyn. I andre tilfeller er det urimelig arbeidskrevende for arbeidsgiver å sladde mange personlige opplysninger, og man kan da la være å utlevere dokumentene.
[1] Offentleglova § 11.
[1] Bernt JF. Norsk Lovkommentar, note 289 til forvaltningsloven. Justis- og politidepartementet, Veileder til offentleglova (G-2009-419) pkt. 6.2.3.1
[1] Offentleglova § 14 første ledd,
[1] Justis- og politidepartementet, Veileder til offentleglova (G-2009-419) pkt.7.2.4..
[1] Statens personalhåndbok 2019 pkt. 2.1.7.1
[1] Offentleglova § 12
Man kan også unnta hele dokumentet dersom det bare er en liten del av dokumentet som er igjen etter sladdingen.
Artikkelen ble først publisert på yngreleger.no