Forut for enhver ansettelse bør det foretas en grundig personalplanlegging. Slik planlegging må gjelde så vel behovet for arbeidskraft som hvilke konkrete arbeidsoppgaver som skal utføres. Personalplanleggingen bør være konkret og rettet inn mot praksisens konkrete behov, herunder praksisens lokaliteter; størrelse, innredning, rombehov osv. Enhver nyansettelse må også vurderes opp mot virksomhetens økonomiske bæreevne. Lønnskostnader for hjelpepersonell er den største utgiftsposten i regnskapet for privatpraktiserende leger.
Det bør gjøres en vurdering av hvilke kvalifikasjoner man ønsker at den nye arbeidstakeren skal ha. Disse behovene bør så gjenspeiles i en eventuell utlysing av stillingen, i stillingsinstruksen og i arbeidsavtalen.
Med mindre annet er avtalt i tariffavtale, står arbeidsgivere i privat sektor fritt ved valg av arbeidstaker da det ikke stilles krav om saklig begrunnelse for valget. For å unngå feilansettelser anbefales det å bruke tid på prosessen, foreta intervjuer og sjekke referanser grundig.
I lovverket er det angitt noen begrensninger i friheten ved valget mellom arbeidstakere knyttet til diskrimineringsgrunnlag mv.
Ved ansettelse kan man ikke legge vekt på politiske, religiøse, kulturelle forhold eller medlemskap i en arbeidstakerorganisasjon, jf. arbeidsmiljøloven § 13-1.
I henhold til likestillings- og diskrimineringsloven skal det ikke legges vekt på kjønn, graviditet, permisjon ved fødsel eller adopsjon, omsorgsoppgaver, etnisitet, religion, livssyn, funksjonsnedsettelse, seksuell orientering, kjønnsidentitet, kjønnsuttrykk eller alder.
Det er heller ikke adgang til å stille spørsmål om disse forholdene i intervju.
Alle arbeidstakere skal ha en skriftlig arbeidsavtale, og dette er arbeidsgivers ansvar, jf. arbeidsmiljøloven § 14-5. Kravet gjelder både ved fast eller midlertidig arbeid, for eksempel et vikariat. Den individuelle arbeidsavtalen er helt sentral for partenes rettigheter og plikter, og er bindende for begge parter. Avtalen begrenser arbeidsgivers handlingsfrihet og noen forhold er derfor hensiktsmessig å regulere i en stillingsinstruks og/eller et arbeidsreglement som gjelder alle ansatte. Dersom det er inngått en tariffavtale er det ofte tilstrekkelig at arbeidsavtalen henviser til denne.
Den skriftlige arbeidsavtalen skal inneholde opplysninger om forhold av vesentlig betydning for arbeidsforholdet, herunder opplysninger som nevnt i arbeidsmiljøloven § 14-6, som lister opp hva avtalen minimum skal inneholde:
- Partenes identitet.
- Arbeidsplassen. Dersom det ikke eksisterer noen fast arbeidsplass eller hovedarbeidsplass skal arbeidsavtalen gi opplysning om at arbeidstakeren arbeider på forskjellige steder, og oppgi forretningsadressen eller eventuelt hjemstedet til arbeidsgiver.
- En beskrivelse av arbeidet, eller arbeidstakerens tittel, stilling eller arbeidskategori.
- Tidspunktet for arbeidsforholdets begynnelse.
- Forventet varighet dersom arbeidsforholdet er midlertidig, samt grunnlaget for ansettelsen.
- Eventuelle prøvetidsbestemmelser.
- Arbeidstakerens rettigheter til ferie og feriepenger, og reglene for fastsettelse av ferietidspunktet.
- Arbeidstakerens og arbeidsgiverens oppsigelsesfrister.
- Den gjeldende eller avtalte lønn ved arbeidsforholdets begynnelse, eventuelle tillegg og andre godtgjøringer som ikke inngår i lønnen, for eksempel pensjonsinnbetalinger og kost- eller nattgodtgjørelse, utbetalingsmåte og tidspunkt for lønnsutbetaling.
- Lengde og plassering av den avtalte daglige eller ukentlige arbeidstiden.
- Lengde av pauser.
- Avtale om særlig arbeidstidsordning etter bestemmelsene om redusert arbeidstid, fleksibel arbeidstid med videre.
- Opplysninger om eventuelle tariffavtaler som regulerer arbeidsforholdet. Dersom avtale er inngått av parter utenfor virksomheten skal arbeidsavtalen inneholde opplysninger om hvem tariffpartene er.
Opplistingen ovenfor er ikke uttømmende. Alle vesentlige forhold, selv om de ikke fremgår av bokstavene a) til m), skal med i avtalen.
Prøvetid
Prøvetid kan avtales ved nyansettelse. I prøvetid er terskel for oppsigelse grunnet arbeidstakers arbeidsprestasjoner noe lavere, og kan brukes som en testperiode. Arbeidsgiver står imidlertid ikke fritt til å si opp i prøvetid, jf. [her kan vi sette inn en link til informasjon om oppsigelse]. Vi anbefaler i utgangspunktet at det avtales prøvetid.
Vilkår om prøvetid må avtales skriftlig og for maksimum seks måneder, jf. arbeidsmiljøloven § 15-6. Prøvetid kan også avtales ved midlertidige ansettelser, eksempelvis ved et lengre vikariat.
I prøvetiden gjelder en gjensidig oppsigelsesfrist på 14 dager om ikke annet er skriftlig avtalt eller fastsatt i tariffavtale. Ved arbeidstakers fravær i prøvetiden som ikke skyldes forhold på arbeidsgivers side, kan arbeidsgiver innen utløpet av prøvetiden kreve prøvetiden forlenget tilsvarende, jf. arbeidsmiljøloven § 15-6 fjerde ledd. Forbehold om slik forlengelse skal fremgå av arbeidsavtalen.
Midlertidig ansettelse
Hovedregelen i norsk arbeidsliv er fast ansettelse, og midlertidig ansettelse kan bare avtales
i samsvar med unntakene hjemlet i arbeidsmiljøloven § 14-9. Midlertidige ansettelser i strid med reglene er ugyldig, selv om arbeidstaker går med på det.
Midlertidige ansettelser i legepraksiser er oftest vikariater. En vikar overtar arbeidet for en annen ansatt person som er midlertidig fraværende fra virksomheten.
Det er også en hjemmel i arbeidsmiljøloven for midlertidig ansettelse i inntil ett år uten bestemt grunn, jf. arbeidsmiljøloven § 14-9 f. Vær oppmerksom på at dette for legepraksiser av normal størrelse bare kan gjøres for en sekretær om gangen, jf. arbeidsmiljøloven § 14-9 f. Dersom en arbeidstaker ikke får videre ansettelse etter avtaleperiodens utløp, starter en karanteneperiode på tolv måneder før arbeidsgiver på ny kan ansette noen midlertidig med hjemmel i arbeidsmiljøloven § 14-9 f, jf. arbeidsmiljøloven § 14-9 (7).
Dersom arbeidstaker ansettes midlertidig, skal forventet varighet og grunnlaget for ansettelsen (iht. arbeidsmiljøloven § 14-9) angis, jf. arbeidsmiljøloven § 14-6 e.
Restriksjonene knyttet til midlertidig ansettelse er ikke til hinder for at legen kan leie inn
arbeidskraft fra et vikarfirma, for siden å tilby vedkommende fast ansettelse.
Som privat arbeidsgiver står du som utgangspunkt fritt i forhandlinger om lønnsplassering ved ansettelse av personell. Legeforeningen har ikke inngått tariffavtaler som binder medlemmene med arbeidsgiveransvar til å anvende bestemte lønnssatser for tilsatt hjelpepersonell. Legen eller en gruppepraksis kan imidlertid selv bli forpliktet ved å inngå tariffavtale med arbeidstakerforening hvor det er bestemmelser som regulerer lønns- og andre arbeidsvilkår.
Det er ikke krav om at arbeidsavtalen skal inneholde bestemmelser om lønnsregulering, men i arbeidslivet er det normal praksis med årlige lønnsjusteringer.
Enkelte legekontor har valgt å knytte lønnen for ansatt personell til tariffavtaler i KS-området eller på annen måte til lønnsregulering for andre grupper av arbeidstakere. Dersom man ønsker å kunne benytte lønn som styringsredskap bør en unngå å binde seg til dette i arbeidsavtalen.
Obligatorisk tjenestepensjon
Etter lov om obligatorisk tjenestepensjon (OTP-loven) 1. januar 2006 har de fleste foretak en plikt til å opprette tjenestepensjonsordning for sine arbeidstakere. Tjenestepensjon kommer i tillegg til pensjon fra folketrygden.
De aller fleste legekontorer er forpliktet til å tilby obligatorisk tjenestepensjon til sine ansatte. OTP-loven oppstiller følgende regler for hvilke foretak som omfattes:
a) minst to personer i foretaket som begge har en arbeidstid og lønn som utgjør 75 prosent eller mer av full stilling,
b) minst én arbeidstaker uten eierinteresse i foretaket som har en arbeidstid og lønn i foretaket som utgjør 75 prosent eller mer av full stilling, eller
c) personer i foretaket som hver har en arbeidstid og lønn som utgjør 20 prosent eller mer av full
stilling, og som til sammen utfører arbeid som tilsvarer minst to årsverk.
Samtlige personer i foretaket i over 20 % stilling skal medregnes. Det gjelder også legen dersom det er et personlig foretak. En lege som f.eks. har to medarbeidere i hhv. 50 % og 60 % stilling må følgelig opprette pensjonsordning fordi bedriften til sammen utøver mer enn to årsverk.
Omfattes virksomheten av loven, skal det tilbys en innskuddsbasert eller ytelsesbasert pensjonsordning. Det normale i legevirksomheter er innskuddspensjon. Ved innskuddspensjon betaler arbeidsgiver inn et fastsatt årlig innskudd. Pensjonsytelsen blir en funksjon av summen av de årlige innskuddene og oppnådd avkastning. Minimumsinnskuddene etter loven er 2 % av lønn mellom 1–12 G (folketrygdens grunnbeløp). Administrasjonskostnadene ved pensjonsordningen dekkes av arbeidsgiver. Inskuddspensjon er en forutsigbar ordning for arbeidsgiver, idet størrelsen på arbeidsgivers tilskudd er en bestemt prosent av den ansattes lønn.
Arbeidsgiver kan tilby høyere innskudd enn minstekravet til sine ansatte. Dette kan for eksempel være aktuelt som et alternativ i de tilfeller de ansatte gjennom tariffavtaleforhandlinger krever pensjon tilsvarende offentlige tjenestepensjonsordninger.
Sykepleierpensjon
Sykepleiere har en lovbestemt pensjonsordning, og avtalespesialister og fastleger som har ansatt sykepleiere, har plikt til å ha disse tilmeldt Pensjonsordningen for sykepleiere. Dette er en ytelsesbasert pensjonsordning administrert av KLP. Sykepleierpensjonen kan ikke fravikes, og kommer i stedet for OTP for sykepleiere i virksomheten. Dette gjelder selv om sykepleieren selv skulle akseptere en annen ordning, eller dersom sykepleier ansettes i en helsesekretærstilling. Forutsetningen er at sykepleiepensjonen gir ytelser av minst tilsvarende verdi som bedriftens innskuddspensjonsordning. Dette er som regel tilfelle, da KLP-pensjonen normalt er gunstig for arbeidstaker.
AFP
AFP (avtalefestet pensjon) er ikke noe den ansatte har krav på, men noe arbeidsgiver og arbeidstaker kan bli enige om som en del av arbeidsvilkårene. Ordningen etableres ved at den nedfelles i en tariffavtale mellom arbeidsgiver og arbeidstaker.
AFP blir normalt etablert ved inngåelse av tariffavtale med en arbeidstakerorganisasjon. Som oftest benyttes ordningen som er etablert mellom LO og NHO (også kalt LO-NHO ordningen). Ordningen omtales nå som ”Fellesordningen for AFP – avtalefestet pensjon i privat sektor”.
Ordningen finansieres ved innbetaling av premie ut fra en prosentsats av ansattes inntekt. Det vil si at arbeidsgiver skal betale premie for arbeidstakere som omfattes av ordningen. Premien skal utgjøre en prosentdel av de samlede utbetalingene fra bedriften. Det skal ikke betales premie av lønnsutbetalinger til arbeidstakere etter det kalenderår de fylte 61 år. Arbeidsgiver får ingen ekstra kostnader dersom en ansatt velger å ta ut AFP.
Hvis virksomheten har en AFP-ordning, kan ansatte som oppfyller vilkårene ta ut AFP fra fylte 62 år.