Habilitet

Habilitetsbestemmelser vedtatt i styremøte april 2025

Stiftelsen Allmennmedisinsk forskningsfond fordeler forskningsstipend og ønsker å opptre uhildet og disponere fondets midler i tråd med formålet gjennom saklig, forsvarlig saksbehandling og likebehandling. Dette notatet gir føringer for hvordan dette skal forstås i en AMFF-kontekst.

Definisjoner

• Medlem: Medlem av AMFF styre og fagråd.
• Part: Person som en avgjørelse retter seg mot eller som saken ellers direkte gjelder, jf. forvaltningslovens § 2 e). Som part regnes normalt også enkeltperson som er direkte identifisert i en søknad og som har en sentral rolle i prosjektet

Habilitet er regulert slik i stiftelsesloven § 37

• Et styremedlem eller en daglig leder må ikke delta i behandlingen eller avgjørelsen av spørsmål som har slik særlig betydning for ham eller henne selv eller for hans eller hennes nærstående, at vedkommende må anses for å ha en fremtredende personlig eller økonomisk særinteresse i saken.
• Et styremedlem eller en daglig leder kan heller ikke delta i saksbehandlingen eller avgjørelsen når han eller hun har stilling eller tillitsverv i en privat eller offentlig institusjon, organisasjon eller et foretak som har økonomisk eller annen fremtredende særinteresse i saken, eller når han eller hun i slik egenskap tidligere har deltatt i behandlingen av saken. Første punktum er likevel ikke til hinder for at et styremedlem eller en daglig leder som har offentlig stilling eller verv, deltar i saksbehandlingen eller avgjørelsen av  spørsmål som i det vesentlige gjelder bruken av midler som stiftelsen har fått stilt til rådighet fra det offentlige.

Praksis i Allmennmedisinsk forskningsfond
I lovteksten nevnes styret og daglig leder. AMFF vurderer at habilitetsreglene også gjelder for fagrådet. Stipendsøknadene vurderes først av fagrådet, og endelig vedtak gjøres av styret.  Styremedlemmene er oppnevnt av legeforeningens sentralstyre etter forslag fra NFA, de fire AFE'ne, Allmennlegeforeningen (AF) og Helse- og omsorgsdepartementet. Fagrådets medlemmer er  oppnevnt av styret etter forslag fra Norsk forening for allmennmedisin (NFA), de fire AFE'ne og universitetenes allmennmedisinske seksjoner/faggrupper.

Allmennmedisinens akademiske fagmiljø er lite, og alle stipendsøknader til AMFF skal være forankret hos en veileder ved et allmennmedisinsk forskningsmiljø i Norge. Dette innebærer at en eller flere medlemmer av styre/fagråd som regel vil ha en viss forhåndskjennskap til søker og søkermiljø. Habilitetsbestemmelsene skal bidra til god rolleforståelse og ensartet vurdering av automatisk og skjønnsmessig habilitet.

Rolleforståelse og saksgang i AMFF 

1. Medlem i fagråd/styre er oppnevnt av fagmiljøene, men skal vurdere alle søknader ut fra kvalitet og er ikke representant/talsperson for søknader fra sitt respektive miljø.
2. Medlem skal ikke kontakte/ha dialog med søkere om søknader underveis i
   søknadsprosessen. Ved behov for supplerende opplysninger skal henvendelsen normalt gå gjennom sekretariatet, med mindre annet er besluttet i en enkelt sak.
3. Stipendsøknadene fordeles i forkant av møtet og presenteres for fagrådet av et medlem som har fått tildelt søknaden (saksbehandler). Denne skal normalt ikke arbeide i samme virksomhet som søkerens hovedveileder.
4. Medlem som er vurdert inhabil i forhold til en søknad skal ikke delta i vurderingen, og forlater møtet mens søknaden behandles.
5. Medlem som har tilknytning til miljøet søknaden er forankret i, men som er vurdert som habil, kan delta i saksbehandlingen. Medlemmet kan i møtet bidra med supplerende lokalkunnskap og klare opp i praktisk forhold knyttet til søknaden.
6. Medlemmene har taushetsplikt knyttet til eventuelle sensitive opplysninger de har blitt kjent med i behandlingen av søknadene, og de har også taushetsplikt med hensyn til innstillingen fram til offentliggjøring har funnet sted.

Ansvarsdeling ved vurdering av habilitet

1. Medlemmene skal selv vurdere sin habilitet og deklarere den i forbindelse med søknadsrundene. I praksis skal alle medlemmer av fagråd og styre vurdere sin habilitet opp mot samtlige søknader i en søknadsrunde de deltar i.
2. Sekretariatet protokollfører habilitetsvurderingene og skal i tvilstilfeller beslutte om inhabilitet foreligger.
3. Til støtte i vurderingen brukes stiftelsens habilitetsbestemmelser og  veiledningen nedenfor, som er en tilpasset versjon av veiledning fra Forskningsrådet.

Veiledning for habilitetsvurdering
A. Automatisk inhabilitet
Medlem er inhabil til å tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse, eller treffe avgjørelse i en sak når han eller hun

1. selv er part i saken
2. er i slekt eller svogerskap med en part i opp- eller nedstigende linje eller i sidelinje så nært som søsken
3. er eller har vært gift eller partner med eller er forlovet med, eller er samboer med, eller er fosterfar, fostermor eller fosterbarn til en part
4. er verge eller fullmektig for en part i saken eller har vært verge eller fullmektig for en part etter at saken begynte
5. er, eller for mindre enn 3 år siden har vært, veileder for en part med sikte på
   doktorgrad

B. Inhabilitet etter skjønn
Medlem er inhabil til å treffe avgjørelse i en sak når det foreligger særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til hans eller hennes upartiskhet. Hvert enkelt tilfelle må vurderes konkret. Hvis flere momenter gjør seg gjeldende samtidig, kan det lettere føre til inhabilitet. Ved vurderingen skal det blant annet legges vekt på om avgjørelsen i saken kan innebære særlig fordel, tap eller ulempe for ham eller henne selv eller noen som han eller hun har nær personlig tilknytning til. Det skal også legges vekt på om ugildhetsinnsigelse er reist av en part eller om dette vurderes overveiende sannsynlig.

• Kan forhold i saken svekke/antas å svekke vedkommendes profesjonelle dømmekraft?
• Kan forhold i saken svekke/antas å svekke vedkommendes profesjonelle dømmekraft sett utenfra?
• Er vedkommendes opptreden egnet til å svekke tilliten til beslutningen?

C. Nær personlig /faglig tilknytning

Inhabilitet inntrer dersom avgjørelsen av den aktuelle saken har betydning for den man har et nært forhold til. Nært personlig vennskap må være mer enn bare bekjentskap. Personlig eller faglig motsetningsforhold kan også være relevant.

D. Mulighet for personlig vinning/tap/ulempe

• For å bli inhabil skal man selv, eller noen man har et nært forhold til, ha noen grad av personlig interesse av utfallet av en sak.
• Den personlige interessen kan være av økonomisk og/eller faglig art. Eierskap, aksjer og liknende kan være relevant.
• Man kan ha en egeninteresse i at eget fagmiljø blir styrket, selv om man ikke selv er direkte involvert i det aktuelle prosjektet, dersom det kan øke ens egne muligheter for fremtidig støtte.

E. Nært faglig samarbeid
Generelt skal det mye til for at samarbeid i tjeneste skal medføre inhabilitet. Først hvis samarbeidet er særlig nært og omfattende kan det faglig samarbeid alene utløse inhabilitet. Vanlig samarbeid i tjeneste og kontakt grunnet arbeid innen samme fagfelt vil normalt ikke føre til inhabilitet. Forvaltningsloven åpner for en bred skjønnsmessig vurdering der det avgjørende er om det konstateres et «særegent forhold» og om det er «egnet til å svekke tilliten» til upartisk vurdering. Nærhet i tid inngår i vurderingen.

Samforfatterskap

• Når kriteriene for rettmessig medforfatterskap (forskningsetikk.no) er oppfylt vil det foreligge et samarbeid, men det er ikke gitt at det medfører inhabilitet. Faktorer som kan spille inn er antall bidragsytere til en publikasjon, rollen vedkommende har hatt, antall sampublikasjoner og utgivelseshyppighet.
• Sampublikasjon siste 3 år teller tyngre enn publikasjon lengre tilbake. Det kan være aktuelt å undersøke når samarbeidet skjedde, fordi det kan ta lang tid før utgivelse.
• Samforfatterskap som ikke fyller vilkårene for rettmessig forfatterskap, vil ikke føre til inhabilitet med mindre det også foreligger samarbeid ut over samforfatterskapet som er av en slik karakter at det i sum fører til inhabilitet.
• Redaktøransvar vil normalt ikke medføre inhabilitet.

Veiledning

• En person som har vært veileder for en part med sikte på doktorgrad for mer enn tre år siden må vurdere sin habilitet skjønnsmessig. Det samme gjelder for den som er, eller har vært, veileder for en part med sikte på andre eksamener enn doktorgrad.

Ansatt ved samme institusjon (kollegainhabilitet)

• Ansettelse ved samme institutt behøver ikke å medføre inhabilitet. Dette vil være avhengig av instituttets størrelse og den faglige relasjon til søkeren/prosjektet.
• Man kan være inhabil for søknader der forskere fra egen forskergruppe, eller nære faglige samarbeidspartnere, er sentrale.
• Eierrettigheter i form av aksjer eller lignende i den institusjonen hvor vedkommende er ansatt, må vurderes. Høy stilling ved institusjonen kan medføre at selv en mindre aksjepost vil kunne utløse inhabilitet. Omvendt vil en stor aksjepost kunne bidra til å utløse inhabilitet også for en vanlig ansatt i institusjonen.
• Ansatte i et selskap som søker om forskningsmidler, vil ofte kunne være inhabile for søknader der personer fra eget fagmiljø eller nære faglige samarbeidspartnere er sentrale. I tillegg må det vurderes hvilken betydning det har for de ansatte at en søknad fra selskapet blir innvilget, og legges særlig vekt på prosjektets betydning for selskapets økonomi og renommé.