Reisepolicy og retningslinjer

Legeforeningens retningslinjer for reiser

Revidert 4.12.2020
Bestemmelsene gjelder reiser for tillitsvalgte, ansatte og andre som reiser på oppdrag for Den norske legeforening. Bestemmelsene gjelder også reiser relatert til Legeforeningens fond. For reiser som søkes refundert av Utdanningsfond II eller III gjelder i tillegg egne regler. Generalsekretæren kan fastsette egne regler for sekretariatets ansatte.
4. februar 2021

Hovedprinsipper for reiser i Legeforeningens regi

  • Det forutsettes kostnadsbevissthet ved gjennomføring av alle reiser. Dette innebærer blant annet at rabatt- og lavprisbilletter benyttes når det er mulig.
  • Kun reiser som er gjennomført i henhold til retningslinjer refunderes.

Reiser i forbindelse med møter

  • Det skal alltid vurderes om møtet bør gjennomføres ved hjelp av digitale hjelpemidler eller om fysisk møte som krever reise er nødvendig.
  • Plan for henholdsvis fysiske og digitale møter skal innarbeides i budsjett for det enkelte aktivitetsområde.

Bestilling av reiser og bruk av reisebyrå

Billigste reisemåte skal benyttes. Legeforeningens til enhver tid gjeldende hovedsamarbeidspartner for bestilling av reiser (reisebyrå) kan benyttes. Legeforeningen har gitt reisebyrået fullmakt til å håndheve retningslinjene for reise fortatt av medlemmer og ansatte i Legeforeningen. For bestilling av overnatting kan våre avtalehotell kontaktes direkte, se pkt. 3 nedenfor.  

Reisebyrået skal

  • Akseptere bestillinger kun når reisens formål/prosjekt oppgis.
  • Styre hotellbestillinger til de hoteller som Legeforeningen til enhver tid har avtale med.
  • Styre reisebestillinger mot de transportleverandører som Legeforeningen prioriterer.
  • Bidra til kostnadseffektivitet ved forslag om gjennomføring av reiser.

Den enkelte reisende er selv ansvarlig for å kontrollere at utsendt bestillingsinformasjon og/eller bekreftelse fra reisebyrået er i samsvar med bestilling for ønsket reise. Endringer av billetter skal bare skje når dette er nødvendig av hensyn til uforskyldte tjenstlige eller personlige årsaker.

Reiseforsikring

  • Medlemmer som reiser for å delta på kurs, møter og lignende er selv ansvarlig for reiseforsikring.
  • Sentralstyrets medlemmer på reiser i Legeforeningens regi, samt ansatte på tjenestereise, er dekket gjennom kollektiv reiseforsikring. Denne forsikringen dekker ikke private reiser.
     

1 Administrative rutiner

1.1. Tjenestereiser for ansatte skal være forhåndsgodkjent av overordnet. Reiser for medlemmer av råd, utvalg og lignende skal være forhåndsgodkjent av ansvarlig i sekretariatet eller av president.

1.2. Reiseoppgjør for medlemmer av råd, utvalg og lignende attesteres av ansvarlig i sekretariatet.

1.3. Den samme person som har godkjent reisen skal attestere reiseoppgjøret. Reiseoppgjøret godkjennes av overordnet.

1.4 . Ved spørsmål om reiser eller praktisering av retningslinjene kan økonomiseksjonen eller ansvarlig i sekretariatet kontaktes.

2 Reisemåte

2.1. Billigste reisemåte og offentlige transportmidler skal i størst mulig utstrekning benyttes. Legeforeningens valgte reisebyrå har et selvstendig ansvar for å følge opp at billigste alternativ velges når reiser bestilles via byrået.

2.2. Unntak fra reglene under punkt 2.1 kan gjøres dersom valg av billigste alternativ vil medføre at:

  • Det er stor sannsynlighet for at manglende fleksibilitet med hensyn til å endre billetten vil medføre ekstrakostnader. Avbestillingsgebyr knyttet opp til eventuelle muligheter for å gjøre endringer av rabatterte billetter, er godkjent som reisekostnad og skal ikke virke hemmende for bruk av slike billetter.
  • Reisen blir vesentlig forlenget.

2.3. Leiebil og drosje kan benyttes der annen reisemåte totalt sett blir dyrere, eller der alternativ transport ikke er tilgjengelig.

2.4 For transport mellom Gardermoen og Oslo vil drosjeregninger ikke bli refundert, med mindre dette reisealternativet faller rimeligere ut enn bruk av kollektive transportmidler.

2.5. Legeforeningen godkjenner reiser med egen bil etter statens skattefrie satser. Ved tjenestereise utover totalt 600 km, er utbetaling av kilometergodtgjørelsen begrenset tilsvarende billettpris for offentlig kommunikasjonsmiddel på strekningen. Bare ved særskilte forhold vil det aksepteres kilometergodtgjørelse og diett for bruk av egen bil ut over totalt 600 km. Begrunnelsen skal oppgis på reiseregningen eller ved eget bilag til regningen.

3 Hotellavtaler

3.1. Overnatting kan  bestilles direkte hos Legeforeningens avtalehotell. Ved direktebestilling til våre avtalehotell må det oppgis en kundekode. Kodene finnes tilgjengelig på Legeforeningens nettsider. 

3.2. Hotellregningen gjøres opp direkte med hotellet, og dekkes etter regning.

3.3. Ved bestilling av billetter til fellesarrangementer, kan det utferdiges samlefaktura. Samlefakturaen skal inneholde en fortegnelse over de personer som fakturaen gjelder.

3.4. Ved kurs, arrangementer  og møter i Oslo skal Legeforeningens  kurs- og konferansesenter i Legenes hus eller Soria Moria kurs- og konferansesenter, vurderes.

4 Vilkår for refusjon av reiseutlegg

4.1. Reiseutlegg refunderes etter regning. Statens satser legges likevel til grunn.

4.2. Utgifter til minibar, betalings-TV mv., dekkes ikke.

4.3. Legeforeningen dekker ikke ekstraordinære utgifter bilens fører/eier blir påført utgifter ved bruk av egen bil. Likeledes skal foreningen holdes skadesløs for ethvert ansvar som blir gjort gjeldende overfor bilens fører/eier.

4.4 Bompenger, parkering mv. dekkes etter regning.

4.5. Kostnader til alkohol refunderes kun i tråd med Legeforeningens alkoholpolicy.

5 Private reiser

5.1. Dersom det ikke medfører økte kostnader for Legeforeningen kan det gis forhåndstillatelse til forlenget opphold av private årsaker. Tjenestereisen anses i disse tilfellene å være avsluttet når det tjenstlige oppdraget er avsluttet på reisemålet.

5.2. Deltar ektefelle/samboer på tjenestereise, skal utgiftene betales av den enkelte.

5.3. Reiseutgifter for ektefelle/ samboer eller annen pårørende dekkes av Legeforeningen når dette er påkrevet som følge av den hovedreisendes handikap, helsesituasjon eller lignende.

6 Reiseoppgjør

6.1. Tidsfrister

Reiseregningen skal leveres snarest etter avsluttet reise.

6.2. Krav til dokumentasjon.

6.2.1 Reiseoppgjør skal alltid leveres på Legeforeningens skjema for reiseoppgjør. Skjemaet finner du på Legeforeningens skjemaside. skjema for reiseoppgjør med bilag skal sendes elektronisk i PDF-format til reiser@legeforeningen.no.

Ansatte i sekretariatet benytter Visma for innsending av reiseregning.

6.2.2. Formål med reisen skal alltid fremgå av reiseregningen, og det skal gis nøyaktig informasjon til reisebestiller eller reisebyrå hvilket møte/oppdrag reisen gjelder. Formålskode skal være utfylt.

6.2.3. Oppførte utgifter til billetter, hoteller, drosjer, leiebil mv., skal dokumenteres gjennom gyldig bilag.

6.2.4. Refusjon av utgifter skal dokumenteres med gyldig bilag. Unntak for dette er dekning av nødvendige småutgifter som for eksempel bompengeavgift samt standard sats på kollektivt transportmiddel når det er benyttet månedskort og lignende.

6.2.5 Ved møter/representasjon må regningen for bevertningen spesifisere navnene på de personer som møtet/representasjonen omfatter. Formålet med møtet/representasjonen skal også oppgis. Utgifter til representasjon skal alltid være forhåndsgodkjent av bemyndiget person.

7. Bonuspoeng, andre fordeler

7.1. Verdien av opptjente bonuspoeng eller andre fordeler opptjent ved reiser i regi av Legeforeningen som senere benyttes til private formål, er skattepliktig.  D Ansatte/tillitsvalgte er selv ansvarlig for å rapportere inn til Legeforeningen slik at pålagt rapportering til myndighetene kan utføres. Eksempelvis skal fordelen som rapporteres ved kjøp av flybilletter med bonuspoeng opptjent på reise i regi av Legeforeningen utgjøre differansen mellom det prisen ville vært uten bruk av bonuspoeng og den faktiske rabatterte prisen ved bruk av bonuspoeng opptjent i jobbsammenheng. Se skatteetaten.no for nærmere beskrivelse av regelverket.