Årsmøtekurset går over tre dager. Dag 1 gjerne med ett faglig tema, dag 2 og 3 etter fast mal med frie foredrag, påskenøtter, evt. inviterte foredragsholdere, og selve årsmøtet på ettermiddagen dag 2. Inntektene fra kurset går til DNP. Kurset arrangeres i samarbeid med legeforeningens kurskontor i Oslo (kurs.oslo@legeforeningen.no). Når programmet for kurset er klart, og relevante læringsmål for dag 1 er avklart, må kurset søkes godkjent ved henvendelse til legeforeningen. Benytt det elektroniske søknadskjemaet på legeforeningen.no:
I søknaden må det bemerkes at søknaden kun gjelder dag 1, og at det ikke er utstillere eller annen økonomisk bistand fra utstillere/firma den dagen. For at kurset (dag 1) skal oppleves relevant for LIS er det svært viktig at det knyttes læringsmål til kursets innhold. I 2022 dekket dag 1 tre læringsmål for LIS (i hht. ny spesialistutdanning), og kurset samlet dekket 16 t for leger i spesialisering i gammel ordning samt Spesialisters etterutdanning. Hvilke læringsmål som dekkes av kurset bør fremgå av kursbeviset. Be kurskontoret hos legeforeningen om hjelp til det. DNPs medlemmer kan delta på selve årsmøtet uten kurspåmelding.
KURSKOMITÉ
Opprett en kurskomité med minst fem deltagere, helst like etter årsmøtet året før. Avklar da hvem som tar ansvar for de ulike oppgavene, og bestem dato og bestill hotell med en gang. Vær tidlig ute med å be medlemmene i DNP holde av datoen gjennom annonsering på DNPs nettside og/eller nyhetsbrev. Eksterne forelesere bør bookes i god tid. Kurskomiteen må ha en leder (eventuelt en leder for dag 1 og en leder for dag 2-3) som har oversikten. Ett av komitemedlemmene bør ha ansvar for hotell/møtelokale og middag. En i kurskomiteen bør ha kontroll på listen over påmeldte (den får dere fra Kurskontoret), samt inviterte forelesere og styremedlemmer som deltar. Styremedlemmer skal ikke melde seg på kurset via legeforeningens påmeldingsløsning, og det skal ikke sendes ut faktura for styremedlemmene. Ta kontakt med kasserer og avklar hvilke styremedlemmer som skal være med på årsmøtet, og hvem som skal ha middag og dagpakker. Styremedlemmene bestiller selv hotell. En i kurskomiteen bør ha hovedansvar for kontakt med industrien, og en bør ha ansvar for programmet og kursheftet. Kurskontoret hjelper til med å lage deltakerliste og navneskilt. Forskningsutvalget kan hjelpe til med å rekruttere folk til å holde frie foredrag/presentere påskenøtter.
BOOKE MØTELOKALE OG PÅMELDING
Det er lurt å være ute i god tid da hoteller fyller seg raskt. Velg et hotell med lokaler som egner seg for utstilling. Utstillerne må ikke gjemmes bort i en krok! Utstillerne trenger mye plass og tilgang til strøm. Dette er viktig for å sikre utstillere og dermed inntekter. Utstillerne i 2022 var fornøyd med 1.5 t lunsj torsdag, og at de kunne spise først og dermed være tilgjengelig for patologene etterpå. Vær sikker på at prosjektor/utstyr for fremvisning på lerretet er av god kvalitet. Dagpakker og rom bør reserveres i god tid. Avklar avbestillingsrettigheter med hotellet. Sjekk evt. fjorårets påmeldingsliste (antall) for å avklare hvor mange dagpakker som bør reserveres i forkant. På årsmøtet i Lillestrøm i 2020 ble det booket 70 dagpakker (møterom, pauseservering og lunsj) nesten et år før årsmøtet. De holdt også av 40 hotellrom. Hvis møtet ikke er i Oslo, kan man evt. holde av 50 rom (hotellet har gjerne en frist for når overflødige rom legges ut). Hotellrombestilling og påmelding til festmiddag koordineres gjennom legeforeningen i forbindelse med påmelding til kurset. Dagpakker er inkludert i kurspåmeldingen, mens det er separat bestilling for hotell og middag. Legeforeningen sender ut faktura for kursavgift, og purrer evt. på faktura. De sender også ut kursbevis etter årsmøtet.
MIDDAGEN:
Torsdag kveld er det Årsmøtemiddag – gjerne 3-retter med vin på et egnet sted. Underholdning kan vurderes og bør også bookes i god tid før middagen. Middagen er selvkost – alle deltagerne betaler på forhånd. En bør ha egne lister for deltagere fra styret, inviterte forelesere og de fra industrien. Her er det viktig å ha en person som koordinerer og sjekker eksakt antall til slutt! Kurskomiteen i 2020 tok 800 kr person for velkomstdrink, tre retter med et glass valgfri drikke, kaffe til desserten, og inkludert underholdning.
PÅMELDINGSFRISTER OG BETALING:
- Påmeldingsfrist for kurs tidlig i mars bør være ca 10. januar
- Info om kurset bør være klart til annonsering på patologforeningens side 10. desember
- Innlevering av påskenøtter ca 1.5 mnd før kursstart, og snitt klare på interpath/digital løsning senest 3 uker før kursstart med svarfrist ca en uke før kursstart
- Faggruppeoppdatering og frie foredrag sender abstrakt ca 1.5 mnd før kursstart (fint med lik frist som påskenøtter for å unngå flere ulike datoer)
Det finnes en kurskonto i DNP. Dersom dere ikke søker om underskuddsgaranti kan dere bruke den som innbetalingskonto for kursavgift osv. Kontonummer til kurskonto får dere fra kasserer i DNP. Foredragsholdere sender reiseregning/honorarskjema til kasserer i DNP. Kasserer ser over, attesterer, og videresender til DNPs regnskapsbyrå for gjennomsyn. Kasserer avklarer med regnskapsbyrået om kasserer eller regnskapsbyrået står for utbetaling. Styremedlemmer sender reiseregning til kasserer, som ser over og sender til regnskapsbyrået for godkjenning før utbetaling fra kasserer.
FAKTURERING
Legeforeningens regnskapstjeneste lager fakturaer, for eksempel til utstillere. Arrangøren må sende følgende informasjon for hver faktura til legeforeningens regnskapstjeneste:
- Beløp
- Navn på mottager (utstiller) med fullstendig adresse
- Org. nummer til utstiller
- Fakturatekst, for eksempel "Standleie årsmøte DNP mars 2023»
Epostadresse til kontaktperson i legeforeningens regnskapstjeneste fås ved henvendelse til kasserer i DNP.
PROGRAM:
Programmet for dag 2 og 3 er relativt bundet. Man skal ha med faggruppeledere med oppdateringer (inntil 6 innlegg á 15 min), påskenøtter (15 min pr. kasus, 12 min til foredrag og 3 min til spørsmål), frie foredrag (20 min per foredrag, 15 min til foredrag og 5 min til spørsmål) og ett eller flere foredrag med faglig interesse eller av populærvitenskapelig karakter.
Det er hyggelig om de eksterne får en påskjønnelse. Det er viktig med litt rom i programmet, slik at det blir nok tid til å besøke utstillere samt sosialisering.
Ved mange frie foredrag vurderes postere.
Det er viktig at det offisielle Årsmøtet skal starte kl 1430 og at det er ferdig kl 18.
Man må altså legge inn tid til dette og nok tid til å slappe av litt før årsmøtemiddagen som alltid er torsdag kveld.
PÅSKENØTTER:
Se under påmeldingsfrister for frister. Innlevering av påskenøtter bør være i god tid før årsmøtet. Minimumsinnlevering i første omgang av kort sykehistorie og snitt, deretter lengre versjon med makro/mikro/konklusjon osv i tid for å få det med i kursheftet.
Snittene må scannes, dvs at det må være pene tynne snitt. Man må sette en frist for innsending av svar (ca 1 uke) før selve årsmøtet, og en tabell over forslagene på hver nøtt sendes til den som skal presentere den for å innlemme det i foredraget.
Det bør være en egen person som tar seg av dette, og det bør være en (litt erfaren) lege for diagnoseforslagene kan med fordel ofte slås litt sammen.
FRIE FOREDRAG OG POSTERE:
Det skal nedsettes en komité som vurderer innsendte abstrakt og ev postere. Det pleier å være ett til to medlemmer fra patologforeningens forskningsutvalg (leder + en til) og eventuelt 1-2 andre fra arrangørens avdeling. Det er nok lurt om det er en person fra kurskomiteen som sitter i vurderingskomiteen og at det er denne som står oppført som kontaktperson pr. e-post. Abstractene og skjema for evaluering bør sendes til vurderingskomiteen før årsmøtet.
Komitéen skal vurdere foredragene, posterne og presentasjonen av nøttene i løpet av møtet og bestemme hvem som vinner premiene. Det er faste premier på 1000 kr for beste nøtt, 5000 kr for beste poster og 9 000 kr for beste frie foredrag. Premiene betales av DNP. Kasserer bør få kontonummer etc. fra prisvinnerne etter utdeling av pris.
KURSHEFTET:
Påskenøtter og abstract til frie foredrag settes inn fortløpende etter frist. Sørg for å lage avtaler med de som skal trykke kursheftet i god tid, slik at de har anledning til å gjøre dette ganske raskt når heftet er klart. Husk å informere de ulike faggruppene, samt de inviterte foreleserne, om å levere tekst i god tid slik at det rekker å komme med.
UTSTILLERE:
Det er kun på dag 2 og 3 at vi har lov til å ha utstillere. Kontakten med dem er tidkrevende og det bør være en egen person som står for den kontakten. Utstillerne vil også ha kurshefte og navneskilt. Men, de skal ikke ha deltagerliste!
Utstillere betaler en stand-avgift (10 000/dag i 2022). Da fikk de lov til å delta på kurset den dagen de hadde utstilling (dag 2 og/eller 3). De må betale dagpakker og evt. middag om de ønsker å spise på hotellet. Hvis de skal delta på kurset (dag 1) må de melde seg på i kursportalen. Det er regnskapsbyrået som skal fakturere utstillere. Ta kontakt med kasserer i DNP for å få oppdatert kontaktinfo til regnskapsbyrået. Regnskapsbyrået fakturerer utstillerne for mat (dagpakker og festmiddag).
Det bør avklares med hotellet i god tid hvor mange plasser det er til utstillere (da tenker vi stands, hotellrom ordner de selv). Be også hotellet om kontaktinfo for ev. forsendelser, slik at de kan ordne dette direkte med hotellet.
Det finnes maler for følgende:
- Invitasjon til årsmøtet
- Kurshefte
- Program
- Liste over industrien
Legeforeningen har nettside med informasjon om arrangering av kurs
Publisering av kursinnhold på nett: DNP er i gang med å utarbeide retningslinjer knyttet til dette. Se DNPs nettside eller kontakt styret for informasjon.
Æresmedlem
Det er vanlig at DNP betaler reise og en hotellovernatting for den/de som oppnevnes som æresmedlem året årsmøtet arrangeres.