E-post: sekretaer@barnelegeforeningen.no
Sekretærfunksjon i Norsk Barnelegeforening
a) Styremøte
1. Saksliste:
- Sekretær har ansvar for å lage saksliste til hvert styremøte. Sakslistene nummereres fortløpende 1, 2, 3,.....for hvert år.
- Sekretær har først og fremst ansvar for å få med saker som en avtalte på tidligere styremøter skulle tas opp på ny. Videre setter en opp saker som en får tilsendt direkte fra Dnlf.
- Leder sender sin saksliste til sekretær senest 2 uker før styremøtet, slik at denne kan samordnes med den som sekretær har laget.
- Sekretær sender ut saksliste med sakspapirer til alle i styret helst en uke før møtet.
2. Saker:
- Nye saker nummereres fortløpende med "01.05 (= sak 1 i 2005), 02.05, 03.05,.....". Dersom gamle saker tas opp på ny får de et nytt saksnummer, men beholder også sitt gamle (for eksempel 35.05/02.05 = sak 35 i 2005, som første gang ble diskutert som sak 2 i 2005). En sak, selv om den har vært diskutert tidligere, vil alltid få nytt nummer når det er nytt år.
3. Referat:
- sekretær lager referat fra alle møter. Sendes vanligvis pr e-post ila 1-2 uker etter møtet til alle styremedlemmer
- lagres fortløpende under aktuelt år (REFERAT/årstall/nr referat det året)
4. Møteavvikling:
a) Telefonmøter:
- se ferdig mal (Sekretærfunksjon/telefonmøte.doc)
- sekretær bestiller telefonmøte
b) Vanlige møter
- Sektretær ordner med møtelokale og evt. servering under møtet
b) Årsmøtet:
1. Årsmelding:
- sekretær lager denne, slik at den er klar til utsending, sammen med øvrige årsmøtepapirer, senest 5 uker før årsmøtet. I følge NBF`s lover skal papirene være medlemmene i hende senest 4 uker før årsmøtet.
- Årsmeldingen skal ha følgende innhold:
1. Lederens årsberetning
2. Styret
3. Referat/program fra NBF`s møter (siden forrige årsmelding)
4. Styrets møter, oversikt saker
5. Rapporter fra interessegrupper, utvalg, komitèer
6. Referat fra forrige årsmøte
7. Spesialistregler i barnesykdommer
8. Lover for NBF
9. Møteplan for NBF de neste 2-3 år
2. Saksliste til årsmøtet:
- settes opp etter standard mal (se tidligere sakslister: Årsmøte/årstall/...)
3. Saker til årsmøtet:
- Regnskap (legg ved revidert regnskap for foregående år, foreløpig regnskap for inneværende år og forslag til budsjett for neste år. Alt fås av kasserer)
- Dersom det er valg, skal valgkomitèens forslag til kandidater vedlegges
- evt. sakspapirer til innkomne saker til årsmøtet må legges ved
c) Medlemsregister:
1. Ajourføring:
- sekretær er ansvarlig for at medlemsregisteret til en hver tid er oppdatert.
2. Nye medlemmer/utmeldte medlemmer/døde medlemmer:
- alle slike meldinger skal gå til sekretær.
3. Verving av medlemmer:
- 2 ganger i året sender sekretær ut en "Invitasjon til nye medlemmer" til landets avdelingsoverleger. Disse blir lagt ut på de enkelte avdelinger.
- Sekretær tar vare på oversikten "Nye spesialister i barnesykdommer" som publiseres i Dnlf`s tidsskrift med ujevne mellomrom, går igjennom medlemsregisteret og sender invitasjon til medlemskap til de nye spesialistene som ennå ikke er medlemmer.
- Ved nyinnmelding sender sekretær ut en standard velkomsthilsen vedlagt NBF`s lover, samt siste nummer av Paidos (se Sekretærfunksjon/nyttmedlem.doc)
4. Kontakt med registerfører i Dnlf:
- Dnlf ønsker til enhver tid å ha et oppdatert medlemsregister for NBF. Hver gang noen melder seg inn eller ut, sendes en melding (gjerne e-post) til Britt Ingebretsen i Dnlf e-post: britt.ingebretsen@legeforeningen.no, samt til register@legeforeningen.no.
5. Adresseetiketter:
- fra tid til annen kommer det forespørsel om å få tilsendt adresseliste over NBF`s medlemmer. Prisen er vanligvis kr 750,- og en vedlegger en bankgiro, med kopi til kasserer. Man sender aldri ut medlemsregisteret som en data fil! Til ideelle organisasjoner, medlemmer som trenger listen, etc., er det ikke vanlig å ta betaling (diskuteres evt. innad i styret).
d) Oversikt interessegrupper, utvalg, komitèer, arbeidsutvalg:
- de fleste fagområder har en interessegruppe med et styre. Det kan være vanskelig å holde oversikt over hvem som til enhver tid sitter i disse styrene da det er en meget slurvete praksis for å melde fra om endringer til sekretær. Det beste er å ta en ringerunde før årsmelding lages.
- Arbeidsgrupper, komitèer blir ofte dannet forløpende som ledd i forskjellige saksutredninger. Her får en bare gjøre sitt beste med å få med navnene i de ulike utvalg/arbeidsgrupper/komitèer.
e) Brev:
- det er lagret en standard brev-mal (BREV/standard-mal.dok). Denne brukes i alle sammenhenger utad. Ofte er det sekretær som svarer på henvendelser/saker og det kan da være lurt (for arkiverings skyld) å ta med først i brevet/svaret noe sånt: "På NBF`s styremøte.....sak..... ble det bestemt...."
f) Regninger:
- det vanlige er å samle opp og sende til kasserer med jevne mellomrom. Det kan være utgifter til porto, skrivesaker/kontormateriell.