E-post: sekretaer@barnelegeforeningen.no

Sekretærfunksjon i Norsk Barnelegeforening

a)      Styremøte

1.      Saksliste:

-  Sekretær har ansvar for å lage saksliste til hvert styremøte. Sakslistene nummereres fortløpende 1, 2, 3,.....for hvert år.

-  Sekretær har først og fremst ansvar for å få med saker som en avtalte på tidligere styremøter skulle tas opp på ny. Videre setter en opp saker som en får tilsendt direkte fra Dnlf.

-  Leder sender sin saksliste til sekretær senest 2 uker før styremøtet, slik at denne kan samordnes med den som sekretær har laget.

-  Sekretær sender ut saksliste med sakspapirer til alle i styret helst en uke før møtet.

2.      Saker:

-  Nye saker nummereres fortløpende med "01.05 (= sak 1 i 2005), 02.05, 03.05,.....". Dersom gamle saker tas opp på ny får de et nytt saksnummer, men beholder også sitt gamle (for eksempel 35.05/02.05 = sak 35 i 2005, som første gang ble diskutert som sak 2 i 2005). En sak, selv om den har vært diskutert tidligere, vil alltid få nytt nummer når det er nytt år.

3.      Referat:

-  sekretær lager referat fra alle møter. Sendes vanligvis pr e-post ila 1-2 uker etter møtet til alle styremedlemmer

-  lagres fortløpende under aktuelt år (REFERAT/årstall/nr referat det året)

4.      Møteavvikling:

a)      Telefonmøter:

-  se ferdig mal (Sekretærfunksjon/telefonmøte.doc)

-  sekretær bestiller telefonmøte

b)     Vanlige møter

-  Sektretær ordner med møtelokale og evt. servering under møtet

b)      Årsmøtet:

1.      Årsmelding:

-  sekretær lager denne, slik at den er klar til utsending, sammen med øvrige årsmøtepapirer, senest 5 uker før årsmøtet. I følge NBF`s lover skal papirene være medlemmene i hende senest 4 uker før årsmøtet.

-  Årsmeldingen skal ha følgende innhold:

1.    Lederens årsberetning

2.    Styret

3.    Referat/program fra NBF`s møter (siden forrige årsmelding)

4.    Styrets møter, oversikt saker

5.    Rapporter fra interessegrupper, utvalg, komitèer

6.    Referat fra forrige årsmøte

7.    Spesialistregler i barnesykdommer

8.    Lover for NBF

9.    Møteplan for NBF de neste 2-3 år

2.      Saksliste til årsmøtet:

-  settes opp etter standard mal (se tidligere sakslister: Årsmøte/årstall/...)

3.      Saker til årsmøtet:

-  Regnskap (legg ved revidert regnskap for foregående år, foreløpig regnskap for inneværende år og forslag til budsjett for neste år. Alt fås av kasserer)

-  Dersom det er valg, skal valgkomitèens forslag til kandidater vedlegges

-  evt. sakspapirer til innkomne saker til årsmøtet må legges ved

c)      Medlemsregister:

1.      Ajourføring:

-  sekretær er ansvarlig for at medlemsregisteret til en hver tid er oppdatert.

2.      Nye medlemmer/utmeldte medlemmer/døde medlemmer:

-  alle slike meldinger skal gå til sekretær.

3.      Verving av medlemmer:

-  2 ganger i året sender sekretær ut en "Invitasjon til nye medlemmer" til landets avdelingsoverleger. Disse blir lagt ut på de enkelte avdelinger.

-  Sekretær tar vare på oversikten "Nye spesialister i barnesykdommer" som publiseres i Dnlf`s tidsskrift med ujevne mellomrom, går igjennom medlemsregisteret og sender invitasjon til medlemskap til de nye spesialistene som ennå ikke er medlemmer.

-  Ved nyinnmelding sender sekretær ut en standard velkomsthilsen vedlagt NBF`s lover, samt  siste nummer av Paidos (se Sekretærfunksjon/nyttmedlem.doc)

4.      Kontakt med registerfører i Dnlf:

-  Dnlf ønsker til enhver tid å ha et oppdatert medlemsregister for NBF. Hver gang noen melder seg inn eller ut, sendes en melding (gjerne e-post) til Britt Ingebretsen i Dnlf e-post: britt.ingebretsen@legeforeningen.no, samt til register@legeforeningen.no.

5.      Adresseetiketter:

-  fra tid til annen kommer det forespørsel om å få tilsendt adresseliste over NBF`s medlemmer. Prisen er vanligvis kr 750,- og en vedlegger en bankgiro, med kopi til kasserer. Man sender aldri ut medlemsregisteret som en data fil! Til ideelle organisasjoner, medlemmer som trenger listen, etc., er det ikke vanlig å ta betaling (diskuteres evt. innad i styret).

d)      Oversikt interessegrupper, utvalg, komitèer, arbeidsutvalg:

-  de fleste fagområder har en interessegruppe med et styre. Det kan være vanskelig å holde oversikt over hvem som til enhver tid sitter i disse styrene da det er en meget slurvete praksis for å  melde fra om endringer til sekretær. Det beste er å ta en ringerunde før årsmelding lages.

-  Arbeidsgrupper, komitèer blir ofte dannet forløpende som ledd i forskjellige saksutredninger. Her får en bare gjøre sitt beste med å få med navnene i de ulike utvalg/arbeidsgrupper/komitèer.

e)      Brev:

-  det er lagret en standard brev-mal (BREV/standard-mal.dok). Denne brukes i alle sammenhenger utad. Ofte er det sekretær som svarer på henvendelser/saker og det kan da være lurt (for arkiverings skyld) å ta med først i brevet/svaret noe sånt: "På NBF`s styremøte.....sak..... ble det bestemt...."

f)       Regninger:

-  det vanlige er å samle opp og sende til kasserer med jevne mellomrom. Det kan være utgifter til porto, skrivesaker/kontormateriell.

Møtesekretærens arbeids- og ansvarsområder

M. er styrets kontaktperson i forhold til den lokal arrangør.

M. fungerer som rådgiver og koordinator mht. planlegging, problemområder og gjennomføringen av arrangementene i regi av NBF.

Mange misforstår og tror M. er regnskapsfører eller sekretær. Andre må gjentatte ganger kontaktes og minnes om at styrets leder skal avlastes for alle spørsmål som møtesekretæren kunne besvart.

M. har oversikten over hvilke arrangementer som skal igangsettes og møtenes fremdrift.

M. sender den lokale arrangøren påminnelse i god tid, gir styret tilbakemelding om arrangementet og formidler beskjeder fra styret tilbake til arrangøren.

M. sender aktuell informasjon til arrangøren, gjør oppmerksom på frister og sender eventuelle skjema som kan være til hjelp. (f.eks. regnskapsskjema, evalueringsskjema fra Dnlf mm.)

M. sender invitasjon til medlemmene på vegne av NBF. Denne sendes sammen med den lokale arrangørens invitasjon. I denne invitasjonen inviteres også til frie foredrag.

M. varsler lederne av interessegruppene i god tid (3 mnd) før møtene og inviterer til å melde seg på interessegruppemøter på torsdagene.

M. gir tilbakemelding til arrangøren om behov for møtelokaler og utstyr til interessegruppene. Program for de respektive møtene legges ut på hjemmesiden til arrangementet så fort de foreligger.

M. har ansvar for organiseringen av frie foredrag.

M. lager kursbevis og undertegner disse. Det skal fremgå: navn på deltaker, arrangør, tid/ sted, faglig innhold, antall godkjente timer til spesialistutdanningen og antall timer deltakeren har deltatt i. Her er vi pragmatiske og benytter det antallet timer deltakeren har betalt for idet vi ikke kan ha opprop.

E-post: motesekretaer@barnelegeforeningen.no

E-post: paidos@barnelegeforeningen.no

***************************************************************

Om arbeidet som redaktør av Paidos

1. Formalia

Redaktøren av Paidos er styremedlem i NBF, med samme rettigheter og plikter som øvrige styremedlemmer. Redaktøren er forpliktet i forhold til styrets vedtak, og har likevel et selvstendig og uavhengig redaksjonelt ansvar for Paidos, i samsvar med redaktørplakaten.

Fra 2010 har Paidos etablert en redaksjonsgruppe med 3 medlemmer, oppnevnt av redaktøren. Redaksjonen i 2010 besto av Stefan Kutzsche (redaktør), Kristin Hodnekvam, Chandra S. Devulapalli og Torkil Benterud. Denne komiteen fungerer kun rådgivende; den har ingen formell posisjon i NBF, og følgelig heller intet ansvar for bladets innhold.

2. Arbeidsoppgaver

Redaktørens arbeidsoppgaver kan naturlig deles i tre:

Jeg har selv skrevet en lederartikkel i hvert nummer, men for øvrig vært tilbakeholdne med egne bidrag, da jeg mener dette ikke bør være redaktørens oppgave.

3. Utfordringer fremover

Utfordringene fremover er mange og spennende. Jeg nevner noen stikkord:

Nettredaktør fra september 2021: Nils Thomas Songstad.

Høringsansvarlig har ansvaret for å fange opp høringer som er av interesser for barnemedisin, rådføre seg med riktige faggrupper/instanser for deretter å skrive et tilsvar til høringen på vegne av styret i NBF. Høringsansvarlig kan delegere ansvaret videre til andre ressurspersoner der det er mer egnet løsning. Høringsansvarlig må ha kopi av alle høringssvar som sendes.

E-post: horinger@barnelegeforeningen.no

På NBFs årsmøte i 2013 ble det vedtatt at styret i NBF skulle øke med et styremedlem som skulle være ansvarlig for å formidle saker av interesse for NBF i sosiale medier. NBF har valgt å være aktiv deltaker i sosiale medier gjennom twitter og facebook. Vedkommende som er ansvarlig for sosiale medier skal rådføre seg med riktig fagperson/instans for å fremme NBF sine interesser innenfor barnemedisin på de respektive arenaene. Vedkommende med ansvar for SoMe og nettredaktør må samarbeide om publisering av innlegg med interesse for NBF. Disse 2 funksjonene skal være et supplement til hverandre.

Fra 2021 vil Nils Thomas Songstad ha begge disse rollene. 

E-post: some@barnelegeforeningen.no