1. Konstituering og viktig melding til Brønnøysundregisteret.
Styret må selvfølgelig konstituere seg, dvs velge hvilke funksjoner de enkelte skal inneha. Vi har praktisert å ha med vararepresentant som fullverdig medlem av styret. Legeforeningen skal orienteres om det nye styrets sammensetning (viktig for webside osv). Det må sendes melding til Brønnøysundregisteret om endring av styrets sammensetning samt ny adresse til formann (og de andre). Denne meldingen skal sendes av formann på blankett BR1034-B, se kopi av forrige melding for veiledning ved utfylling. Blanketten vedlegges signert årsmøteprotokoll fra møtet hvor de nye medlemmene ble valgt. Informasjon om styret må også rettes på våre websider.
2. Økonomi
Det er utarbeidet en liten veileder for nye kasserere, se eget dokument. Ved skifte av kasserer må vedkommende få overlevert «kodenøkkel». Man bør vurdere å få et kredittkort knyttet til konto slik at man f.eks kan bestille flybilletter for utenlandske foredragsholdere.
NB: Vi har de siste årene mottatt et litt truende brev fra kemneren på nyåret om at man ikke har sendt inn pliktige opplysninger om årsrapport og lønns/trekkoppgave. Vi er ikke pliktig til dette fordi beløpene vi betaler ut som «arbeidsgiver» er så små, og det viser seg at dette er et standardbrev som kemneren sender ut til alle, selv når man har små beløp. Kan ignoreres.
3. Hjemmesiden og webredigering
Vi har vår egen hjemmeside på www.legeforeningen.no, under Foreningsledd, og Fagmedisinske foreninger. Logg inn med medl.nr/mail og passord! Medlemmer i styret får egen profil av DnLF, og vil få opp en meny med «Grupper», «Høringer» og «Meldinger» øverst på siden v/ «Mitt medlemskap». Man vil automatisk få mailer om Høringer, med link. Under «Grupper» velges NFMG styret, her er det både diskusjonsforum, mulighet for å legge dokumenter osv. Webansvarlig meldes inn til Legeforeningen, og vil få tilgang som «webredaktør». Det anbefales å kontakte «webmaster» i Legeforeningen for å få opplæring i web-redigering.
4. Mailer i styret
Mange mailvekslinger, viktig å bruke riktig overskrift i mailene, og ikke bare SV:SV:SV: og en eller annen tittel fra langt tilbake for å kunne finne tilbake!
5. Høringer
Høringer skal alle få automatisk fra Legeforeningen, disse skal settes opp på agendaen for styremøtene, selv om det kun er et fåtall som er viktige å uttale seg om.
6. Forhold til NSHG
NFMG sitt styre har ofte nært samarbeid med NSHG, ikke minst om det nasjonale genetikkmøtet, og vi konfererer ofte når det gjelder høringer og uttalelser, ofte utarbeider vi også felles uttalelser i viktige saker.
7. Det nasjonale genetikkmøtet
Det er viktig å komme i gang med planlegging av det nasjonale genetikkmøtet i tide! De siste årene har man hatt en lokal arrangementskomite som står for det praktiske ved arrangementet, og en programkomite som har ledet arbeidet med det faglige programmet. Leder av NFMG har vært med i programkomiteen, og noen ganger også leder av NSHG. Dette er naturlig siden NFMG er de som har det økonomiske ansvaret og dekker mesteparten av utgiftene ifm det nasjonale genetikkmøtet. Disse har dog ikke oversteget 150000 kr, siden vi har prioritert å gå noenlunde i balanse ved å ta kursavgift. Se egen huskeliste ifm å arrangere dette møtet.
8. Utenlandske foreninger
Styrets formann deltar på det årlige møtet for lederne av de nasjonale genetikkforeningene som arrangeres av ESHG ifm ESHG-møtet i mai-juni.
Vi er også med i UEMS - UNION EUROPÉENNE DES MÉDECINS SPÉCIALISTES, siden april 2013, som «Section of Clinical Genetics». Det arrangeres også et årlig møte for lederne av de medisinsk genetiske nasjonale foreningene ifm ESHG-møtet.
9. Priser På NFMG/NSHG årsmøtet deler NFMG ut flg priser:
a. Beste forskningspresentasjon under fagmøtet, kr 5000 + diplom. NB prisen tas ut fra styret som støtte til reise, kurs el. Bedømmelseskomite fra møtearr.
b. Beste artikkel med LIS som førsteforfatter ila året, kr 5000 + diplom. Samme merknader som over.
c. Mentorprisen. 2000kr + diplom. Penger kan fås utbetalt fra kasserer.Til en overlege/spesialist i medisinsk genetikk eller (fom 2015) til en annen person i fagmiljøet som tar seg særlig godt av LIS’ene med veiledning, supervisjon, tid, faglige råd, omsorg, taler LIS’enes sak med mer. LISene blir bedt om å nominere kandidater hver høst med begrunnelse. Mentorpris-komite med en repr fra hvert sted, NB husk å få med St. Olav i 2016, pt. Inger-Lise Mero, OUS, Benedikte Geisner, HUS, Marie F. Smeland, UNN. Utdelt til: 2012 Trine Prescott, OUS 2013 Gyri Gradek, HUS 2014: Cecilie Rustad, OUS 2015: Kjetil Solland, HUS.
d. Påskjønnelse til lokal arrangør av årsmøtet/avtroppende styreleder mv:
I 2014 og 2015 har NFMG styret ordnet en liten påskjønnelse (sjokolade, blomster) til arrangementskomite/programkomite.
10. Reisestipend
Tidlig på året må man sende ut melding til medlemmene om reisestipend.
NB: Søknadsfrist: 31 januar det året det søkes støtte for.
Det gis støtte til kurs innenfor medisinsk genetikk som er av høy kvalitet og ansees nyttige for spesialistutdanningen.
Det kan gis støtte til konferanser (f.eks ESHG/ASHG) forutsatt at LIS har poster.
Det kan tildeles inntil 7500 kr per søker, dvs at LIS får slik støtte en gang.
Inntil 4 søkere kan tildeles støtte hvert år. Dersom det er flere enn 4 søkere et år, prioriteres de som har kortest tid igjen til ferdig spesialitet.
Søker må være medlem av NFMG.
Merk også at ESHG hvert år deler ut et reisestipend til en yngre forsker fra hvert land (til ESHG møtet), og det er NSHG og NFMG i fellesskap som avgjør hvem som skal få reise.
11. Julekvelden på kjerringa –Årsmøteinnkalling og valg!
Det skal sendes ut invitasjon til årsmøte til alle medlemmer minimum 4 uker før møtet avholdes. Vedlegg til denne utsendelsen er selvfølgelig agenda for møtet med eventuelle vedlegg, styrets årsrapport og foreløpig regnskap, årsmøteprotokoll fra forrige årsmøte. MEN: Man må i god tid før dette få valgkomiteen på banen dersom det skal gjennomføres valg også. Valgkomiteens innstilling bør nevnes i agendaen for styremøtet. Se forrige årsmøteinnkalling for faste punkt på agendaen.
NB: Det skal føres protokoll fra årsmøtet som skal signeres av to protokollførere. For å sende ut mail til alle medlemmer så må du XXXX.