I ein slik setting har ein mykje å vinna på å kutte ned på tidsbruk på områder der det ikkje går ut over kvaliteten på arbeidet. Eit område mange av oss kan vinne tid på er å vera effektive i papirarbeidet.
Eg var på besøk hjå spesialist i indremedisin, hjerte- og lungemedisin dr Finn Finsnes i Kirkegata for å sjå korleis han har klart å effektivisere kvardagen. Han fortel at han no er 8-10% meir effektiv etter introduksjon av ulike datatekniske løysingar, og dette utan at han i følge han sjølv er rask på tastaturet. 
Tre verktøy har effektivisert kvardagen hans. Programvareverktøya AutoHotKey og PhraseExpress i tillegg til spesialtastatur frå X-keys.
AutoHotKey er gratis programvare med open kjeldekode og kan lastast ned frå www.autohotkey.com. I sin enklaste form kan ein programmere dette til å skrive ord ein skriv ofte som i Finsnes sitt tilfelle “h” for “hoste”, “t” for “tungpust” osb. Ein kan også programmera slik at ein får autokorrektur på dei mest vanlege skrivefeila, slik at “alvolrig” blir “alvorlig” osb.
For dei av dykk som har lest dr Finsnes sine epikriser med velformulerte setningar utan skrivefeil, kan eg no avsløra at enkelte av formuleringane kan ta få sekunder å skrive. Han skriv om lag 30 A4 sider tekst dagleg. Til dømes har han standardisert anamnese, funn og resultat med konklusjon etter egendefinerte logiske utløysande stikkord eller bokstavar. Finsnes poengterer at han nok har ein del å vinne på at han trass alt har mange pasientar med liknande problemstillingar.
PhraseExpress er ein såkalla “text expander” og liknar på det mange av dykk er kjende med frå telefonen der etter kvart som du skriv kjem programvaren med forslag på kva ord eller uttrykk du skal skrive. Du kan så velgje desse frå ei liste med eit tastetrykk. Dette kan fint brukast parallelt med AutoHotKey, då dei utfyller kvarandre. Finsnes har laga eit utløysande ord “eilo” og da kommer det fram ein rekkje relevante forslag som har med Exercise Induced Laryngeal obstruction å gjera, med viktige karakterstika og skilnader i anamnesen og differensialdiagnosen til astma. Dette lettar arbeidet, men er samtidig ein intern kvalitetskontroll for at man får spurd pasienten om de rette tinga. I samme frase eilo kjem så funn og betraktningar, eventuell behandling, informasjon og oppfølging kor ein velgar komponenter av relevans for komposisjon av ein reliabel epikrise som ikkje er generisk.
Eit område der AutoHotKey briljerer er når du programmerer det med det relativt enkle programmeringsspråket slik at med eit enkelt tastetrykk utfører maskina ei rekke oppgåver automatisk, inkludert å opne programmer, trykke på knappar på skjermen, osb. Ein kan også legge inn pausar slik at ein tek høgd for at maskina di jobbar seinare enn makroen klarer å produsere nye tastetrykk. Det er grense for kor mange slike hurtigtastar ein kan lage på eit vanleg tastatur (f.eks. Ctrl+shift+8 osb) og hugse, så når slike makroar blir kombinert med spesialtatastatur frå produsenten X-keys (www.x-keys.com) blir det ei briljant løysing. Dette er ulike tastatur der kvar knapp kan programmerast til å bety nett det du vil, og dei kjem i ulike størrelsar, frå dei minste med berre 4 tastar og opp til heile 128 tastar. Desse kan merkast med det du vil, og programmerast, til dømes ved hjelp av AutoHotKey. Då kan dr Finsnes ved hjelp av eit enkelt tastetrykk utføre komplekse rekker med handlingar i journalsystemet som han ofte treng og som kan spare han opp til 11 museklikk og inntasting av kodar og ord. Eksempel på dette kan vera å ved eit tastetrykk å gå frå den løpande journalen inn i reseptmodulen, lage resept på eit gitt medikament med bruksanvisning, signere denne elektronisk og gå tilbake til journalmodulen. Dette verkar nok spesielt godt for ein spesialist med eit noko mindre repertoir av medisiner, men fastlegar kan ha andre oppgåver som ein ofte utfører. Sjølv har eg skaffa meg det same oppsettet som dr Finsnes med eit 80-tastars tastatur, det kosta 3780 kroner inklusiv moms. Når eg får tid og gnisten, skal eg setje meg ned å programmere til dømes funksjonar for:
● Å komma til biletet der eg kan skriva ein melding til pasienten gjennom digital dialog via helsenorge.no
● Å lage legeerklæring til ungdomar på vidaregåande, elektronisk signert med idfy.no og sendt som vedlegg på digital dialog
● Å sende gitt legeerklæring direkte til skrivaren i staden
● Lage ferdige sjukemelingar med den aktuelle diagnosen i notatet som gjeldande, kanskje til og med eigne knappar for 3 dagar, 7 dagar, 14 dagar osb., ferdig signert (og eigne knappar for usignerte sjukemeldingar der eg kan legge til tekst der det er nødvendig).
● Knappar for rekningskort med dei vanlegaste takstkombinasjonane
Finsnes har med sitt velutstyrte kontor ein flott hjerte- og lungelab med ulike spirometriapparat, kroppspletysmografi, tredemølle og sykkel, ultralyd, søvnregistrering osb. På kvar av desse stasjonane og i resepsjonen finn ein maskinar kopla mot journalsystemet, og her har hjelpepersonellet og Finsnes små versjonar av x-keys med 4-8 knappar, der ein lett kan utføre dei mest vanlege operasjonane på nett den stasjonen.
Viss Finsnes har klart å bli 10% meir effektiv, er eg sikker på at andre òg kan få til det. Kanskje har han perfeksjonert dette systemet fordi han ikkje er veldig rask på tastaturet i følge han sjølv. Sjølv skriv eg veldig raskt på tastaturet, og har kanskje av same grunn ikkje sett poenget med slike løysingar før, men eg ser defintivt nytten av å kunne sleppe å klikke med musa ørten gonger! Finsnes framfører at X-key lett kan tilpasses Infodoc, SystemX og CGM. Ein kan programmere sjølv, men han anbefalar å betale en konsulenthjelp for dette, Adrian Semb kronoshjelp@gmail.com driver eit eige lite IT-firma som har fått midlar frå Innovasjon Noreg og kan kontaktas på epost.
Når det gjeld det å skrive raskt, vil eg likevel slå eit slag for dette, då eg er sikker på at sparer fleire timar i veka på det. Sjølv har eg sidan 6-årsalderen perfeksjonert touch-teknikken og kan takke far for at eg ikkje fekk bruke PC-en på 80-talet utan ein plastpose over hendene mine. No skriv eg med eit Apple-tastatur (på ei Windows-maskin), for dette har for meg dei beste knappane som bruker minst tid å trykkast ned og gir god respons på fingrane mine. På ulike testar kan eg skrive frå 85-95 ord (rundt 450 tastetrykk) i minuttet med 90-100% nøyaktigheit. Dette kan eg gjera utan å sjå på tastaturet eller skjermen i det heile tatt, noko som gjer at eg ofte skriv journal under sjølve anamneseopptaket. Pasientane påstår at dei ikkje tykkjer det er distraherande. Eg har heile kroppen vendt mot pasienten og gir god augekontakt sjølv om hendene mine stikk ut til sida og skriv. Eg pleier ikkje å bruke tid på å rette skrivefeil med mindre dette forandrar meininga på teksten. Å klare dette tek mykje trening og tilvenning, men eg er sikker på at det er godt anvendt tid for den som går inn for å lære seg dette. Ein kan finne mange læringsressursar og øveprogram på internett i dag.
Hadde det berre vore ein knapp for ferdig utført legeerklæring til NAV hadde eg kanskje sluppe å sitje på kontoret på søndagskveldane også!
Bjarte Sørensen