Rogaland legeforening

Lokalforening

2019

Fastlegens kaotiske informasjonsbilde

- Kan de «ikke-sensitive» informasjonskanalene henge bedre sammen på tvers av virksomheter og tjenestenivå?
- Finnes det et rimelig alternativ for å teste ut om en felles plattform kan bidra til å organisere det kaotiske informasjonsbildet?
29. mai 2019

Av Jan Robert Johannessen, fastlege Stavanger, Praksiskonsulent og leder RLF. 

Problemet:

Det typiske informasjonsbildet en norsk fastlege skal prøve å forholde seg til består ikke bare av faglitteratur for samtlige fagområder men også lokale rutiner i HF, kommune og egen virksomhet. Vi skal helst også vært orientert om NAV, Helfo, brukerorganisasjoner og andre behandlertilbud. Mange forholder seg til flere HF og har du pasienter fra flere kommuner må du orientere deg i tilsvarende mange kommuner sine tjenestetilbud.

Alle aktører pumper ut informasjon som publiseres på nettsider, sendes i posten, på epost og i blogger illustrert ved et lite utvalg aktuelle kilder i bildet under.

Mye distribueres i flere kanaler og dermed blir vi utsatt for multiple kopier. Gjerne begravet i en epost som er videresendt flere ganger på sin vei til sluttmottager.

 

Det er for så vidt ikke et problem bare fastlegene sitter med. Praksiskonsulentordningen, Samarbeidsutvalg, arbeidsgrupper, prosjekter – alle sliter med det samme. Så snart man samarbeider utenfor egen organisasjon må man sende og ikke dele – med mindre noen oppretter en Google eller Dropbox sideløsning.

 

Verdifull tid kastes bort på å avklare hva som er relevant informasjon og om det er siste oppdaterte versjon. Vi klør oss i hodet og lurer på hvordan vi i alle dager skal klare å organisere og oppdatere informasjonen vi mottar og vi ender stort sett opp med å ikke å finne det når vi trenger det.

 

Og alle aktører fra Helsedirektorat til kommunalt minisiloprosjekt regner oss som informert når de har publisert / sendt /fakset et eller annet…

Og – det fungerer ikke spesielt godt.

Etter at vi fikk Norsk elektronisk legehåndbok (NEL) har situasjonen bedret seg noe for det generelle faglige informasjonsbildet. NEL har vært flinke til å presentere fagkunnskap slik at vi finner aktuell informasjon i en hektisk kontekst. For mange fastleger er NEL derfor nå primær oppslagskilde i en travel hverdag for det som er generelle retningslinjer.

Men NEL hjelper oss ikke med den lokale samhandlingen og vi trenger noe mer enn et oppslagssted. Lokal samhandling foregår som før på et utall nettsider, på epost og i møter og blogger. Vi har mange arenaer og mange informasjonskilder men ingen arena eller informasjonsplattform som gir oss et sted å samle og slå opp det vi trenger når vi trenger det.

Kostnaden er tid i en fastlegetjeneste som allerede har alt for lange dager, tapte behandlingsmuligheter og unødvendige henvisninger.

Etter 16 år som fastlege, tillitsvalgt og praksiskonsulent i en og samme kommune og med kun et helseforetak å forholde meg til har jeg kanskje begynt å få en viss oversikt. Men det du visste blir fort gammelt nytt. Nye tilbud, nye metoder, nye retningslinjer. Samhandlingsavtaler, oppgavefordeling og et konstant trykk for å øke effektiviteten. Pop-up prosjekter og kommunale silotilbud florerer. For å nyttiggjøre oss dette må vi holde oss oppdatert i en flora av informasjonsbilder på tvers av kommuner, HF, nettsider, blogger og filarkiv. I praksis en umulig oppgave.

Ingen tar ansvar for å utvikle en helhet på tvers av tjenestenivå og virksomheter. 

Som praksiskonsulent med ansvar for en blogg med nyheter fra PKO/ SUS har jeg sett dette problemet i mange år. Og tenkt mye på hvordan vi kan komme fra dagens situasjon:

Til en bedre sammenheng i samhandling og informasjonsbilde på tvers av spesialistnivå og virksomhetsgrenser.

Grunnlaget for en god løsning:

Det er bare å innse at man neppe sitter på hele vettet alene men jeg mener i hvert fall å ha definert noen hovedkomponenter som må på plass for å lykkes med å skape en helhet for gode sammenhenger i det «ikke-sensitive» informasjonsbildet. De komponentene jeg mener er viktigst er:

  • En komplett distribusjonskanal med rollebaserte rettigheter.
  • En redaksjonell rolle som tilpasser informasjon til mottagerne
  • Et oppslagsverk der hver virksomhet er ansvarlig for publisering og oppdatering (– som er så enkelt i bruk at en selv en praksiskonsulent eller kommuneoverlege kan klare det).
  • Gratis tilgang for brukerne vi ønsker å nå hvis vi skal få full oppslutning
  • Oppslutning fra HF og samarbeidende kommuner som sikrer bruker inn og utmelding samt redaksjonelt ansvar for eget innhold.

Ideelt sett burde vi utvikle en spesialtilpasset samhandlingsplattform med de funksjonene man trenger for å ta ut potensialet. Men det har vist seg å være en tung ide å lansere. Alle aktører ser behovet men med et finansieringssystem som krever at hver enkelt aktør tar en andel av kostnadene har det vist seg svært vanskelig å realisere. 5000 fastleger i ca 1200 virksomheter kan ikke forventes å samordne og finansiere utviklingen stykkevis og delt. HF og kommune synes det må finansieres av staten siden de allerede har tilstrekkelige finansieringsutfordringer – og andre problemer å løse. Ikke noe å si på det kanskje.

Hvordan kan man da komme videre?

Nå har det oppstått en mulighet til å komme et steg eller to på veien med minimale kostnader. Så små kostnader at det i det minste kan være verdt det selv om det bare blir en mellomløsning på vei mot noe bedre.

Med Microsoft Teams kan vi med marginale investeringer konstruere en sammenheng på tvers av virksomheter og helsetjenestenivå der vi kan tilby en tilgangsstyrt samarbeidsarena som med noen enkle redaksjonelle funksjoner kan informere, sortere og arkivere innhold på vegne av sluttbrukerne.

Vi kan bruke allerede eksisterende redaktørfunksjoner som Praksiskonsulentordninger og kommuneoverlegene for innholds- oppdatering og informasjonsdistribusjon. Vi kan gi sluttbruker et sted å finne et samlet informasjonsbilde samt løsninger for chat og videokommunikasjon.

Microsoft Teams er en app for samarbeid. Brukerne kan organiseres i grupperom (f.eks «alle fastleger i kommunen», «alle fastleger i HF» området etc.). Det er gratis i bruk. Det krever at alle brukere må ha en Microsoft-konto for pålogging. En Microsoft-konto kan være en gratis konto eller en konto man allerede har knyttet mot et Microsoft-produkt som Office 365.

Teams er allerede i bruk i mange store bedrifter som f.eks Equinor og vil erstatte Skype for business på sikt. ( Ignite 2017: As expected, Skype for Business will become part of Microsoft Teams)

Teknologirådet og felles arkitektur- og porteføljekontor skal ta en beslutning 20. mai om hvorvidt HF’ene skal gå over til Office 365 hvor det da legges til rette for bruk av Teams.  Det vil da altså bli en app som vil få stor utbredelse i HF og mange kommuner og som alle fastleger, fysioterapeuter og andre aktuelle grupperinger vil kunne benytte gratis. Det vil være hyllevare med vedvarende utvikling fra Microsoft sin side. For brukere med Outlook og Office produkter henger Teams sammen med de andre Microsoft-produktene.

Teams i bruk:

Bildet under viser hvordan dette ser ut når jeg er innlogget i Teams. Her står jeg i et demooppsett for Stavangerlegene:

Når man er logget inn i sin(e) grupperom vil man ha tilgang til alt som er publisert der. De ulike gruppene kan ha kanaler / undergrupper med egne fokus om ønskelig. I gruppene kan man dele filer, se ulike typer innhold organisert i faner og chatte eller ha videosamtaler med skjermdeling. En til en eller grupper.

 

Akkurat som for Outlook og andre Office-produkter kan man velge å logge seg inn via nettleser eller åpne en app på enheten man bruker. En telefon, et nettbrett eller en PC/Mac.

 

Innholdet i et grupperom er fanebasert. Man har en fane for chat /samtaler i gruppen. En fane der man finner filer som er delt med gruppen. Andre faner legges til etter behov. Under vises en demonstrasjon av hvordan en gruppe for Stavangerlegene kunne se ut:

Det kan være OneNote (notatblokk app fra Microsoft), et PDF-dokument eller en vilkårlig nettside som er aktuell for brukerne. Eller andre apper fra Microsoft eller andre tilbydere.

Teams kan med andre ord bli appen/ nettstedet man logger inn for å finne alt man trenger i løpet av arbeidsdagen.  I praksis en portal for å få tilgang til aktuelt innhold.

 

Min Teams verden ser nå ut som på bildet under. Ulike prosjekter og funksjoner er ordnet i ulike Team der de ulike aktørene jeg jobber med er invitert inn. Der har vi alle tilgang til de samme notatblokkene, de samme dokumentene og vi kan chatte, snakke på video eller jobbe på samme dokument.

 

De som bare skal kunne se ting eller chatte / bruke video trenger bare en gratis Microsoftkonto for å delta. De som vil produsere innhold eller synkronisere filer eller apper mot egen enhet må ha et Office 365 abonnement.

 

Hvert Team kan settes opp med kanaler som egner seg for å splitte opp samarbeid med ulike fokus.

Slik kunne det tatt seg ut for en fastlege som har slått opp rutiner for innleggelse ved Helse Stavanger. Kort og god informasjon om selve rutinen – men også kort og strategisk plassert informasjon om alternativer til innleggelse som konferansetelefoner, KAD muligheter og andre hensiktsmessige alternativer som innleggelse neste dag osv. Informasjon som lett kan endres om man bruker publiseringsverktøy som OneNote notatblokk som er rimelig intuitiv i bruk.

 

Teams = Lykkeland?

Det er selvfølgelig ikke uproblematisk å innføre Teams som samhandlingsplattform. Bare det å forklare hva en Microsoft-konto er og hvordan man oppretter den kan være et problem. Microsoft systemet har mange irrganger og noen sperrer som legger restriksjoner for funksjonalitet man kunne ønsket. Men det burde være fullt mulig å få til et funksjonelt oppsett og innlemme alle brukere på sikt. Med litt profesjonell støtte på oppsett og det tekniske som må gjøres under panseret for å få til et godt oppsett av grupper burde det kunne gå litt mindre smertefullt enn for mine kolleger i styret og på kontoret som har vært med på min utforsking av Microsoft systematikken etter prøve og feile metoden...

 

Det er definitivt enklere å sikre en god brukeropplevelse og tilby bedre funksjonalitet om alle brukere har et Office 365 abonnement. Man kunne kanskje komme frem til en ordning om felles innkjøp av abonnement for alle fastleger, evt via egen kommune?

 

Det kanskje aller vanskeligste å komme rundt er ulike virksomheter sin IT- sikkerhetspolicy. Man er avhengig av at IT avdelingene åpner opp for bruken av Teams og at man får være medlem av eksterne team for at dette skal kunne fungere. Men i og med at Teams skal bli en kjernemodul for kommunikasjon i Office 365 er det vanskelig å se at dette ikke skulle la seg løse.

 

Gruppene bør ha et gjennomtenkt hierarki som gir oss sammenhengende kjede:

  • Fastlege (og andre aktuelle grupper av behandlere / aktører)
  • Kommune
  • HF

 

Inn og utmelding av brukere i en gruppe bør knyttes mot allerede eksisterende prosesser i virksomhetene. Dette vil kreve en metodisk tilnærming som burde være mulig å etablere som en del av sjekklisten for kommuneoverlegen når leger går inn eller ut av kollegiet.

Et eksempel for en fastlegebruker:

En fastlege som tildeles hjemmel bør som ledd i avtaleprosessen meldes inn i de de respektive gruppene man da bør tilhøre. Det bør være mulig å opprette hierarki av grupper slik at en innmelding i en gruppe legger vedkommende bruker til i alle aktuelle grupper. 

Tilsvarende kan man tenke for sykehjemsleger, fysioterapeuter og andre aktuelle brukere av ulike grupper.

Innholdet som distribueres ut i gruppene bør absolutt gå igjennom en redaktørfunksjon som kritisk tar stilling til utforming og distribusjon av informasjon. Det er min erfaring at mye av informasjonen som ønskes distribuert til fastleger ikke er spisset nok og at vi er for ukritisk ift mengde informasjon man sender i retning av fastlegene. Korte budskap med kulepunkter og lenker til mer informasjon fungerer best i en nyhetsstrøm. Mer omfattende informasjon bør tilgjengeliggjøres til oppslag når man trenger den. Her er god søkbarhet en nøkkelfunksjon. 

Fordelen med Teams er at vi kan begynne i det små med begrensede kostander. Vi kan utvikle en god systematikk i en eller noen få kommuner, få erfaringer og bredde løsningen om erfaringene tilsier det.  Med små kostander ligger det også begrensninger i hva man får av funksjonalitet men så langt jeg kan se blir det man får uendelig mye bedre enn det vi har i dag som i praksis er kaos.

Hovedmålet med denne artikkelen er å spore an til en debatt om vi er enig i at dagens løsninger er for fragmenterte og dårlige. I så fall bør situasjon endres. Vi bør i så fall diskutere om Teams kan være en mulig løsning – eller om vi bør gå for noe helt annet. Det finnes nok mange måter å gjøre noe tilsvarende på og det blir nok aller best med skreddersøm men ditto større prosjekt og kostnader.

Med Teams kan vi prøve oss frem i liten skala, utvikle erfaringsbasert og raskt komme opp på et akseptabelt funksjonsnivå. Og avklare om Teams er den gode løsningen eller bare et første steg på veien mot effektiv samhandling.