Trondheim kommune og Helse Midt-Norge RHF eier programmet Helseplattformen som har som formål å anskaffe og utvikle en EPJ/Pas løsning for alle helsearbeidere i Midt-Norge. Alle kommuner, fastleger og avtalespesialister i Midt-Norge har mulighet til å bli med i løsningen, dvs. gjøre avtale om kjøp av løsning og tilhørende drift. Fastleger er viktige bidragsytere og koordinatorer i pasientenes behandlingsforløp og sentrale samarbeidsparter for kommuner og helseforetak. For at Helseplattformen skal kunne oppnå effektmål og gevinster må fastlegene ønske å delta i utformingen av og ta i bruk Helseplattformens felles løsning.
I anskaffelsesprosjektet står vi nå igjen med en leverandør Epic, som vil levere en løsning som skal tilpasses de behov helsearbeiderne i Midt-Norge har. Løsningen skal settes opp for alle aktører i løpet av to år fra 010419, med planlagt utrulling av løsningen med St. Olavs hospital og Trondheim kommune og to fastlegekontorer som første gruppe. Deretter følger Helse Nord-Trøndelag og Helse Møre- og Romsdal. Kommuner, fastleger, avtalespesialister og fysioterapeuter kan ta i bruk løsningen sammen med “sitt” helseforetak eller velge å vente.
Den nye løsningen i Helseplattformen vil bety at opplysninger ikke trenger å legges inn mer enn en gang, helsepersonell kan dele informasjon i sanntid, løsningen kan gi beslutningsstøtte og pasientene kan i større grad få innsyn og kunne delta i og påvirke egne pasientforløp. For at fastlegene skal få en god løsning som understøtter deres arbeidsflyt og pasientforløp skal to fastlegekontorer delta i oppsett, utvikling, testing osv. Utover dette skal fastlegene delta med fageksperter og representanter i den kliniske beslutningsstrukturen som skal bestemme hvordan løsningen skal settes opp og en senior fagekspert som skal arbeide i prosjektteamet på deltid. Det er også behov for en egen koordinator for de fastlegene som deltar.
Det er ansatt en innføringsleder for primærhelsetjenesten i innføringsprosjektet som vil samarbeide tett med både koordinator for fastleger, prosjektleder for opsjonskommuner og Trondheim kommune.
Det søkes om følgende fastlegeressurser inn i arbeidet med Helseplattformen:
Koordinator for fastlegene i innføringsprosjektet
40% stilling fra våren 2019 med mulighet for utvidelse av stilling etter 010419. Koordinatoren skal bidra til kommunikasjon mellom fastleger og innføringsprosjektet, rekruttering av fastlegeressurser til rett tid, koordinering av aktiviteter, ressursbruk og sikre deltakelse i beslutningsstrukturen. Koordinatoren vil sammen med prosjektleder for Trondheim kommune og prosjektleder for opsjonskommunene være tilknyttet prosjektteamet gjennom innføringsleder for primærhelsetjenesten.
Vi søker etter engasjert fastlege, helst med regional tilhørighet.
Det vil bli lagt vekt på formelle kvalifikasjoner som spesialitet og annen aktuell utdanning, systemforståelse, erfaringer fra prosjektarbeid eller tillitsvalgtarbeid, gode samarbeidsevner, selvstendighet og muligheter for kontinuitet.
To fastlegekontorer fra Trondheim kommune som skal delta i oppsett av løsningen
To fastlegekontorer i Trondheim skal være med i oppsett av løsningen fra våren 2019 hvor løsningen i Helseplattformen skal konfigureres og settes opp i løpet av to år. Det legges opp til at fastlegekontorene skal gå i drift med løsningen samtidig med Trondheim kommune og St. Olavs hospital.
To av legene ved hvert legekontor skal delta i 40% stilling, hvorav 25% som fageksperter i beslutningsstrukturen og 15% til arbeid med å sette opp og prøve ut løsningen. En av helsesekretærene fra hvert kontor skal frikjøpes i 20% stilling for å kunne bidra i arbeidet med løsningen på legekontoret.
Fastlegekontorene skal bidra til utvikling av funksjonalitet som understøtter fastlegenes arbeidsflyt og vil i dette arbeidet få støtte fra andre fageksperter i prosjektet, fra fastlegenes fagmiljø, og fra nasjonale og regionale ressursgrupper. Behov for innsats og størrelse på stilling vil være avhengig av aktivitetene i innføringsprosjektet og vil være størst fra høsten 2019 tom høsten 2020 ved oppsett og tilpasning av arbeidsflyt og innhold.
Vi søker etter engasjerte fastleger og fastlegekontor der alle ønsker deltakelse. Det vil bli lagt vekt på antall leger med spesialitet, legekontorets organisering og struktur med hensyn på internkontroll, rutiner for internt og eksternt samarbeid og muligheter for kontinuitet.
For fagekspertene som som skal delta fra fastlegekontorene vil det bli lagt vekt på formelle kvalifikasjoner som spesialitet og annen aktuell utdanning, systemforståelse, erfaringer fra prosjektarbeid eller tillitsvalgtarbeid gode samarbeidsevner, selvstendighet og muligheter for kontinuitet.
Senior fageksperter
To stillinger a 25% som ansettes i prosjektteamet fra 010419 og i to år framover.
Seniorfageksepertene vil være koordinatorer mellom linjeorganisasjonene og prosjekteamet og vil blant annet ha ansvar for rådgivning under grunnleggende kartleggingsarbeid, analyse og veiledning i fastsetting av retning på løsningen, lede endringsaktiviteter med kollegaer, definere nye og oppdaterte føringer og prosedyrer basert på beslutninger tatt i beslutningsstruktur. De vil godkjenne flytting og konvertering av datasett, fasilitere validering av systeminnhold og bestemme hvilke fageksperter som må delta i sesjonen når løsningen blir satt opp.
Det vil bli lagt vekt på formelle kvalifikasjoner som spesialitet og annen aktuell utdanning, systemforståelse, erfaringer fra prosjektarbeid eller tillitsvalgtarbeid gode samarbeidsevner, selvstendighet og muligheter for kontinuitet.
Fageksperter og deltakere i konsensusgruppe for fastleger
Åtte fageksperter i 25% stilling, fire fagekspertene fra deltakende legekontor i Trondheim og to fageksperter fra nord i Trøndelag og to fra Møre- og Romsdal, utgjør en konsensusgruppe som sammen kan ta beslutninger som fagekspertene må ta stilling til i arbeidet med å sette opp arbeidsflyt og innhold sammen med prosjektteamet. Slik vil konsensusgruppen kunne støtte fageksepertene og gi legitimitet til fagekspertene i ders arbeid.
De fleste beslutninger (over 90%) knyttet til fag, arbeidsflyt, samhandling og styringsdata vil tas av fagekspertene. Dersom beslutningene berører enheter eller områder som konsensusgruppen eller fageksperten ikke har myndighet eller mandat til å ivareta, vil beslutningen bli løftet høyere opp i beslutningsstrukturen. Fagekspertene vil være kunnskapsbærere for dagens status og framtidige strategier, og vil i alle faser av innføringsprosjektet delta i ad-hoc design, beslutningstaking og testing og arbeide direkte mot prosjektteam og de applikasjonsteamene som setter opp løsningen for å sikre at endelig løsningen understøtter fastlegenes arbeidsflyt.
Konsensusgruppen og fagekspertene vil være mest aktive i tidsperioden når “deres” område skal settes opp i løsningen.Det vil bli gitt en tidsplan arbeid og møter for de fagekspertene, og de vil få spørsmål fra leverandøren som svares ut og besluttes. Fagekspertene har ansvar for å være oppdatert og ha kunnskap på det området som skal konfigureres og må ved tvil konferere med sin konsensusgruppe. Forventet oppstart av oppsett av løsningen er 01.09.2019.I perioden 25.02.19-01.09.19 vil det være behov for at konsensusgruppen deltar i forberedende aktiviteter, som innebærer opplæring i metode, standardisering av eksisterende arbeidsprosesser, rutiner og verktøy, og andre aktiviteter.
Det vil bli lagt vekt på formelle kvalifikasjoner som spesialitet og annen aktuell utdanning, systemforståelse og erfaringer fra prosjektarbeid eller tillitsvalgtarbeid . Av personlige egenskaper vil proaktivitet, løsningsorientering, gode samarbeidsevner, strukturert, selvstendighet og muligheter for kontinuitet bli vektlagt.
Det vil bli gitt opplæring i de oppgavene som skal utføres - mandat, ansvar, kompetanse på løsningen og arbeidsform.
Fagråd
5- 10 fastleger som møtes to timer hver 14. dag for å ta de beslutningene på vegne av fastlegene som fagekspertene ikke kan ta.
Integrert styringsgruppe
To fastleger som deltar i integrert styringsgruppe som er valgt av de øverste lederne (executiv steering commitee) og som kan bidra til å ta beslutninger i problemstillinger som angår andre faggrupper enn fastlegene.
Fastleger som skal delta i fagråd og integrert styringsgruppe utnevnes av de regionale legeforeningene i fellesskap for å sikre disse fastlegene legitimitet.
Ansettelse og kompensasjon for deltakelse
Deltagende fastleger vil bli ansatt ved Enhet for legetjenester i Trondheim kommune.
Avtaler mot deltagende fastleger som omfatter lønn, honorar, mulig fritak for kommunal stilling, vikar og annen kompensasjon vil bli inngått ved hjelp av jurister fra Legeforeningen.
Kontaktperson ved Helseplattformen
Marte Walstad
kommunal medisinsk fagsjef på Helseplattformen
Marte.Walstad@helse-midt.no
Kontaktperson Trondheim kommune
Hilde Lisbeth Myhre
enhetsleder enhet for legetjenester og smittevern
hilde-lisbeth1myhre@trondheim.kommune.no