Pasienter og andre kan be helseforetaket om innsyn i en ansatt leges personalmappe. Legen kan ha en spesielt utsatt rolle, for eksempel overfor ustabile pasienter eller pårørende, medias søkelys eller annet. Det kan derfor oppleves ubehagelig at andre – også anonymt – kan be om innsyn i opplysninger i legers personalmappe. Mange vil anse opplysningene der som private.
Hva innebærer retten til innsyn?
Lov om rett til innsyn i dokument i offentlig verksemd (offentleglova) gjelder for helseforetakene. Loven sier at alle dokumenter hos det offentlige i utgangspunktet er åpne for innsyn. Enhver kan kreve innsyn i offentlige dokumenter, med mindre man kan vise til et unntak fra denne hovedregelen.[1] Lovbestemmelser om taushetsplikt er et slikt unntak som begrenser retten til innsyn.[2]
Alle som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan, har taushetsplikt om noens personlige forhold.[3] Denne taushetsplikten gjelder også ansatte i stat, kommuner og helseforetak. Taushetsplikten forbyr blant annet ledere og HR-ansatte å utlevere taushetsbelagte opplysninger om sine ansatte.[4]
Alle kan i utgangspunktet be om innsyn i saksdokumenter hos det offentlige, uten begrunnelse for ønsket om innsyn. Men taushetsplikten setter begrensninger for hvilke opplysninger som kan gis ut fra personalmappen.
Hvilke opplysninger er omfattet av taushetsplikten?
Når man skal vurdere om en opplysning gjelder noens personlige forhold, er det avgjørende om opplysningen kan skade eller utlevere en person. Typisk personlige opplysninger gjelder slektskap, fysisk og psykisk helse, følelsesliv, seksuell legning og karakter. Også noen opplysninger om familie og hjem – som barn og nærstående – er personlige. [5]
Enkelte opplysninger er i utgangspunktet ikke taushetsbelagte. Dette gjelder opplysninger om fødested, fødselsdato og personnummer, statsborgerforhold, sivilstand, yrke, bopel og arbeidssted. Slike opplysninger er åpne for innsyn, med mindre de røper forhold som må anses som personlige.[6]
En persons adresse er i utgangspunktet ikke underlagt taushetsplikt Dersom en person er registrert med bostedsadresse i et fengsel eller på sykehus, vil det likevel røpe det noens personlige forhold og slike opplysninger skal da ikke utleveres.[7]
Arbeidsgiver har adgang til å unnta vitnemål og personnummer, samt identifikatorer med tilsvarende funksjon,[8] fra innsyn.[9] Når det gjelder personnummer, bør det offentlige være forsiktige med å gi innsyn grunnet skadepotensialet ved utnyttelse.[10]
Lønn og økonomi
Den enkeltes økonomiske forhold som lønnsmottaker er i utgangspunktet å regne som noens personlige forhold og kan ikke utleveres. Men avlønning og arbeidsvilkår for den som er tilsatt i kommune, stat eller helseforetak, er offentlige opplysninger.[11] Begrunnelsen er at allmennheten har et legitimt behov for å vite hva skattepengene brukes til.
Reiseregninger med vedlegg for ansatte i helseforetak er i utgangspunktet offentlige. Enkelte opplysninger i regningene eller vedleggene kan likevel være omfattet av taushetsplikten. Dette vil kunne være tilfellet dersom den ansatte har vært hos bedriftshelsetjenesten eller har oppgitt bankkontonummer og lignende. [12]
Det offentlige har også hjemmel til å ikke utlevere skriftlige oppgaver over beregnet lønn, utregningsgrunnlaget for feriepenger og lønnstrekk. Men man må gi ut opplysninger om bruttoutbetaling av lønn.[13]
Når arbeidsforholdet opphører, hender det at arbeidsgiver og arbeidstaker inngår en såkalt sluttavtale. Sluttavtaler inneholder ofte bestemmelser om etterlønn og andre forhold. Det er ikke uvanlig at partene blir enige om at slike avtaler skal være konfidensielle. Det er viktig å være oppmerksom på at opplysninger fra sluttavtaler kan bli utlevert etter offentleglova, selv om partene har vært enige om konfidensialitet.
Lederlønnskontrakter vil som hovedregel være åpne for innsyn. Etter offentleglova kan opplysninger holdes hemmelige når det er nødvendig av hensyn til en forsvarlig gjennomføring av organets lønns- og personalforvaltning.[14] Dette gjelder særlig der offentliggjøring kan svekke statens forhandlingsposisjon. Bestemmelsen kan i noen tilfeller gi grunnlag for å nekte innsyn i enkelte opplysninger i en lederlønnskontrakt av hensyn til forhandlinger med andre ledere eller potensielle ledere.[15]
Søknader, endringer og medarbeidersamtaler
Opplysninger om at en person har søkt på en stilling i stat, kommuner og helseforetak, er offentlig informasjon. Det at noen har fått eller ikke fått opprykk eller en stilling de har søkt på, er i utgangspunktet offentlig informasjon. I noen tilfeller vil arbeidstakeren oppgi personlige grunner til at man søker en stilling eller et opprykk, eller at man har behov for tilrettelegging. Slike opplysninger kan være omfattet av taushetsplikten.[16]
Offentlige arbeidsgivere kan uansett holde opplysninger om ansettelse eller forfremmelse tilbake.[17] Dette vil som regel gjelde saker hvor formålet er å avgjøre om en eller flere personer skal ansettes eller forfremmes. Denne adgangen gjør at offentlige arbeidsgivere må gi ut søkerlisten, men kan nekte å utlevere søknadene, referat fra intervju, interne vurderinger og selve innstillingen med rangering av kandidatene. [18]
I disse sakene må offentlige arbeidsgivere foreta en "merinnsynsvurdering".[19] Dette innebærer at man ikke kan avslå innsyn, med mindre hensynet til hemmelighold veier tyngre enn innsyn. Det skal mer til for å hemmeligholde opplysninger om en administrerende direktør enn om en alminnelig lønnsmottaker.
Lovbrudd og tjenstlige reaksjoner
Om man begår straffbare handlinger i tjenesten, vil de personlige forholdene som førte til handlingen være underlagt taushetsplikt. Opplysninger om den endelige straffen er likevel i utgangspunktet offentlig. Det samme gjelder for reaksjoner fra tilsynsmyndighetene, som ved tap av autorisasjon eller en advarsel. Når det gjelder reaksjoner fra arbeidsgiver (tilrettevisning, advarsel, oppsigelse eller avskjed), er også opplysninger om slike reaksjoner i prinsippet offentlige. [20]
Det kan oppfattes som spesielt at ikke opplysninger om såpass alvorlige forhold er underlagt taushetsplikt. Dette er begrunnet i hensynet til allmennhetens behov for tillit og kjennskap til hvordan offentlig ansatte – og særlig leger – utfører jobben sin.
Medarbeidersamtaler
I alle arbeidsforhold vil det normalt avholdes medarbeidersamtaler med den ansatte. Det blir ofte ført referat fra disse samtalene. I tillegg vil den ansatte og arbeidsgiver ha en løpende dialog om endringer og forslag til forbedringer i arbeidsforholdet.
Når et dokument er utarbeidet for den interne saksforberedelsen, kan man nekte å utlevere dette dokumentet.[21] Typiske organinterne dokumenter er fremlegg, utkast, skisser, utredninger og andre arbeidsdokumenter utarbeidet underveis i en prosess.[22] Innsyn kan også nektes for dokumenter i avsluttede saker. Referater fra medarbeidersamtaler er arbeidsdokumenter i det løpende arbeidsforholdet og kan unntas fra innsyn.[23] Det samme gjelder for den kontinuerlige kontakten mellom den ansatte og arbeidsgiver om jobben legen gjør. Arbeidsgiver må likevel foreta en merinnsynsvurdering av disse dokumentene, jf. over.
Hvordan skal opplysningene utleveres?
Offentleglova gir bare adgang til å unnta "opplysninger" fra innsyn. Dette i motsetning til hele dokumentet. I praksis må opplysninger om personlige forhold sladdes, men resten av dokumentet skal leveres ut. I noen tilfeller kan arbeidsgiver likevel la være å utlevere hele dokumentet.[24]
I noen tilfeller vil ikke teksten som står tilbake etter sladdingen gi mening, eller kan gi et misvisende inntrykk. Da kan man unnta hele dokumentet fra innsyn. I andre tilfeller er det urimelig arbeidskrevende for arbeidsgiver å sladde mange personlige opplysninger. Da kan man la være å utlevere dokumentene. Man kan også unnta hele dokumentet dersom det bare er en liten del av dokumentet som er igjen etter sladdingen.
[1] Jf. offentleglova § 3 første punktum
[2] Jf. offentleglova 13
[3] Forvaltningsloven § 13 første ledd nr. 1
[4] Helseforetaksloven § 5 første ledd.
[5] Ot.prp.nr.3 (1976–1977) s. 14, Justis- og politidepartementet, Veileder til offentleglova (G-2009-419) pkt. 6.2.3.1, Bernt JF. Norsk Lovkommentar, note 281 til forvaltningsloven
[6] Forvaltningsloven § 13 andre ledd første punktum
[7] Bernt JF. Norsk Lovkommentar, note 287 og 301 til forvaltningsloven. Se også Ot.prp.nr.3 (1976–1977) Om lov om endringer i lov 10 februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker s. 14
[8] F.eks. D-nummer, DUF-nummer, utenlandske identifikasjonsnumre mv.
[9] Offentleglova § 26.
[10] Organet må foreta en merinnsynsvurdering etter § 11, se Prop. 125 L (2010–2011) kap. 2 denne vurderingen
[11] Bernt JF. Norsk Lovkommentar, note 284 til forvaltningsloven og Statens personalhåndbok 2019 pkt. 11.4.4
[12] Bernt JF. Norsk Lovkommentar, note 289 til forvaltningsloven
[13] Offentleglova § 25
[14] Offentleglova § 23 første ledd.
[15] Statens personalhåndbok 2019 pkt. 2.1.7.1
[16] Justis- og politidepartementet, Veileder til offentleglova (G-2009-419) pkt. 6.2.3.1
[17] Offentleglova § 25
[18] Justis- og politidepartementet, Veileder til offentleglova (G-2009-419) pkt. 8.14.1
[19] Offentleglova § 11.
[20] Bernt JF. Norsk Lovkommentar, note 289 til forvaltningsloven. Justis- og politidepartementet, Veileder til offentleglova (G-2009-419) pkt. 6.2.3.1
[21] Offentleglova § 14 første ledd,
[22] Justis- og politidepartementet, Veileder til offentleglova (G-2009-419) pkt.7.2.4..
[23] Statens personalhåndbok 2019 pkt. 2.1.7.1
[24] Offentleglova § 12