Helsedirektoratets ordning for overlevering av journalmateriale til Norsk helsearkiv

I mai 2023 innførte Helsedirektoratet en midlertidig ordning for å avhjelpe utfordringer som har oppstått i forbindelse med digital avlevering av journalmateriale til Norsk helsearkiv. Ordningen innebærer at Helsedirektoratet dekker en del av kostnadene leger har ved avlevering av journalmateriale til Norsk helsearkiv. Ordningen gjaldt opprinnelig kun t.o.m. 31.12.23, men er nå besluttet videreført inntil videre.

Fra 1. oktober 2021 er det iverksatt ny nasjonal ordning for oppbevaring av pasientjournaler ved overdragelse og opphør av virksomhet. Dette for å sikre helsehjelp når pasient eller behandler har behov for tilgjengelig journal. Den nye ordningen omfatter også innlevering av pasientjournaler ved tap og suspensjon av autorisasjon, lisens og spesialistgodkjenning.

Når en virksomhet overdras eller legges ned, og det ikke er aktuelt å overføre pasientjournalene til annet bestemt helsepersonell eller annen bestemt virksomhet, har virksomheten plikt til å avlevere journalene til den nasjonale ordningen, jf. forskrift om pasientjournal § 17 (lovdata.no).

Ved tap av autorisasjon, lisens eller spesialistgodkjenning kan Statens helsetilsyn pålegge innlevering av journalmaterialet, jf. helsepersonelloven § 62a (lovdata.no). I begge tilfeller skal virksomhet ta kontakt med Norsk helsearkiv for avtale om innlevering av aktuelt materiale og få føringer for hvilke krav som stilles i forbindelse med overføringen.

Norsk helsearkiv forutsetter at elektronisk journalmateriale leveres inn i .pdf-format. De fleste pasientjournalsystemene mangler funksjonalitet for å massegenerere pasientjournaler som .pdf-filer fra pasientjournalsystemet. Derfor har mange av våre medlemmer opplevd utfordringer knyttet til avlevering av elektronisk journalmateriale. Helsedirektoratet etablerte i mai 2023 en midlertidig ordning for å gjøre det mulig å avlevere digitalt pasientjournalmateriale til Norsk helsearkiv. Her har Norsk helsearkiv samarbeidet med Helsedirektoratet om en anskaffelse, og det er inngått kontrakt med tre tjenesteleverandører, (Aspit, Pridok og Arko) som til sammen har fått oppdraget med å konvertere journaler fra ca. 30 ulike pasientjournalsystemene til .pdf-filer for oversendelse til Norsk helsearkiv. Se informasjon om denne ordningen i tidligere utsendt medlemsbrev.

Den midlertidige ordningen innebærer at Helsedirektoratet dekker utgiftene med å hente data ut fra databasene,​ konvertering og massegenerering for overføring av pasientjournaler fra de tre tjenesteleverandørene over til Norsk helsearkiv. Helsedirektoratet dekker ikke utgifter til oppbevaring av pasientjournaler frem til avleveringstidspunktet eller utgifter for å avlevere pasientjournalene fra eget pasientjournalsystem til en av de tre tjenesteleverandørene.

De fleste pasientjournalsystemene mangler fremdeles funksjonalitet for å massegenerere pasientjournaler som .pdf-filer fra pasientjournalsystemet, og den midlertidige ordningen er derfor besluttet videreført inntil videre. Helsedirektoratet kan imidlertid enn så lenge ikke si noe konkret om hvor lenge den midlertidige ordningen vil gjelde. Når den midlertidige ordningen faller bort vil kostnadene knyttet til avlevering ligge hos den enkelte avleverende virksomhet.

Helsedirektoratet har opplyst at en ytterligere utfordring er at ca. 30% av journalene som leveres inn mangler fullt fødselsnummer på pasienter som er oppført, men de fleste har fødselsdato og navn. Her blir de fem siste sifrene i fødselsnummeret (personnr) erstattet av 00000. Dette har gitt noen ytterligere utfordringer som det har tatt tid å finne løsninger for. Legeforeningen oppfordrer derfor til å være bevisst på å legge inn pasientens fulle fødselsnummer i pasientjournalene.