Den 1. oktober 2021 ble det etablert en ny nasjonal ordning for oppbevaring av pasientjournaler ved overdragelse og opphør av virksomhet. Ordningen er lagt til Norsk helsearkiv. Da ordningen ble etablert, ble Helsepersonell som skulle overdra eller legge ned sin virksomhet pålagt en plikt til å avlevere journalmateriale til Norsk helsearkiv hvis dette ikke skulle overføres til annet bestemt helsepersonell eller annen bestemt virksomhet. Dessverre har det av tekniske årsaker ikke vært mulig å overføre digitalt pasientjournalmateriale til Norsk helsearkiv i tråd med forskriften. Helsedirektoratet har nå etablert en midlertidig ordning for å avhjelpe disse utfordringene i påvente av en permanent løsning.
Siden den nasjonale ordningen for oppbevaring av pasientjournaler ved overdragelse og opphør av virksomhet ble etablert, har Legeforeningen mottatt en rekke henvendelser fra medlemmer som har opplevd utfordringer knyttet til avlevering av elektronisk journalmateriale til Norsk helsearkiv. Dette skyldes at EPJ-løsningene ikke tilbyr funksjonalitet for å avlevere journalmaterialet i det format som Norsk helsearkiv forutsetter at dette skal avleveres i. Legeforeningen er kritiske til at det er blitt vedtatt en plikt som pliktsubjektene ikke har praktiske muligheter for å etterleve, og har gjentatte ganger tatt dette opp med helsemyndighetene, både i brev og i møter. Vi har også tatt initiativet til et felles fremstøt overfor myndighetene sammen med Psykologforeningen.
Helsedirektoratet har nå etablert en midlertidig ordning for å gjøre det mulig å avlevere digitalt pasientjournalmateriale til Norsk helsearkiv. Helsedirektoratet har inngått avtale med tre tjenesteleverandører som kan ta imot databaser, hente ut hver pasientjournal og få disse oversendt til Norsk helsearkiv i pdf-format. De tre leverandørene er:
For nærmere Informasjon om deres tilbud vises til leverandørenes nettsider. Ordningen vil kreve at behandler/virksomhet som skal avlevere bidrar med kvalitetssikring av pasientjournalene i pdf-format, før oversendelse til Norsk helsearkiv.
Kostnader for avlevering av databaser dekkes i 2023 av Helsedirektoratet. Kostnadsdekning i de
kommende årene vil være avhengig av årlige bevilgninger til formålet.
Det anbefales at virksomheter som planlegger å avvikle tar kontakt med Norsk helsearkiv for nærmere informasjon om avlevering av pasientjournaler: https://www.arkivverket.no/om-oss/kontakt-oss