Det er det lokale leddet som innenfor lovpålagte rammer bestemmer vilkårene for ansettelsesforholdet, slik som lønn, pensjonsordning, arbeidstidsordning mv.
Hovedforeningen har ikke ansvar for medarbeidere med ansettelsesforhold i foreningene. Sekretariatet kan etter konkret vurdering bistå ved spørsmål foreningsleddet som arbeidsgivere har i forbindelse med sine ansettelsesforhold.
Sekretariatets HR-seksjon har i samarbeid med Jus og arbeidslivsavdelingen utformet denne kortfattede veilederen, som kan bidra til at organisasjonsledd ivaretar sine forpliktelser som arbeidsgiver korrekt. Denne veilederen berører ikke nødvendigvis alle krav og unntak. Det juridiske ansvar for beslutninger knyttet til ansettelsesforholdet ligger alltid hos foreningen med arbeidsgiveransvar registrert i foretaksregisteret.
Innhold:
- Arbeidsavtale - minimumskrav
- Arbeidssted
- Arbeidstid
- Arbeidsoppgaver/hovedarbeidsområde
- Ferie
- Lønn under sykdom
- Pensjon og forsikringsordninger
- Lønnsutbetaling, skattetrekk, arbeidsgiveravgift mv.
- Prøvetid
- Øvrige vilkår
- Ansatte som jobber for flere foreningsledd
- Ansettelse vs innleie
- IT-tjenester
1. Arbeidsavtale – minimumskrav
Arbeidsmiljøloven (aml) § 14-5 slår fast at det skal inngås skriftlig arbeidsavtale i alle arbeidsforhold.
Denne skal i henhold til § 14-6 inneholde informasjon om følgende hovedpunkter (omskrevet med noen kommentarer, se i loven for mer presise beskrivelser):
- Partenes identitet
- Arbeidssted
- Stilling eller arbeidskategori, arbeidstakerens tittel, eventuelt en beskrivelse av arbeidet
- Tiltredelsestidspunkt
- Dersom arbeidsforholdet er midlertidig, forventet varighet og hva som er grunnlaget for ansettelsen (om det er vikariat, arbeid av midlertidig karakter iht aml., eller fast stilling).
- Eventuelle bestemmelser om prøvetid, og særlig om fravær (sykdom) kan gi grunnlag for forlengelse av prøvetid jf. § 15-6
- Ferie og feriepenger, hvor det vanlige er 5 uker (ferieloven gir 4 uker og 1 dag)
- Oppsigelsesfrister
- Lønn ved arbeidsforholdets begynnelse, eventuelle tillegg og andre godtgjøringer som ikke inngår i lønnen, og lønnsutbetalingsterminene.
- Virksomhetens ordninger for pensjon nevnes, men det bør fremgå at disse kan endres i tråd med virksomhetens bestemmelser
- Arbeidstid
- Lønn under sykdom
- Lengde av pauser
- Opplysninger dersom eventuelle tariffavtaler som regulerer arbeidsforholdet.
Forslag til mal for arbeidsavtale kan fås ved henvendelse til sekretariatet. Nedenfor har vi utdypet noen forhold i arbeidsavtalen som bør vurderes særskilt og avpasses etter lokalt behov og ressurstilgang.
2. Arbeidssted
Der det ikke eksisterer noen fast arbeidsplass eller hovedarbeidsplass, skal avtalen gi opplysning om at arbeidstakeren arbeider på forskjellige steder, samt forretningsadressen eller eventuelt hjemstedet til arbeidsgiveren.
3. Arbeidstid
Selv om arbeidsmiljøloven gir adgang til 40 timers ordinær arbeidstid per uke, har de fleste virksomheter i vår sektor 37,5 timers uke. Dersom det er vanlig med ettermiddag/kveldsarrangementer kan det vurderes å avtale å forskyve arbeidstiden noe, eventuelt kombinere med fleksibel arbeidstid.
4. Arbeidsoppgaver/hovedarbeidsområde
I beskrivelsen av arbeidet, arbeidsoppgavene eller hovedarbeidsområdet i ansettelseskontrakten, bør det som hovedregel ikke legges inn en for snever definisjon. I små virksomheter vil det ofte være behov for en viss fleksibilitet og justering av arbeidsoppgaver over tid. Arbeidsavtalen kan i stedet suppleres av stillingsinstrukser og personalreglement.
5. Ferie
Ferieloven gir ansatte krav på 4 uker og 1 dag ferie årlig. I offentlig sektor, i mange private bedrifter og i organisasjonssektoren er det likevel avtalt 5 ukers ferie.
I Legeforeningens sekretariat har ansatte 5 uker ferie årlig.
6. Lønn under sykdom
Etter loven overtar NAV utbetaling av sykepenger etter 16 dager. Mange arbeidsgivere forskutterer utbetaling av sykepenger og får refundert dette fra NAV. Hvorvidt dette er en praksis organisasjonsleddene bør legge seg på, må vurderes særskilt, blant annet med bakgrunn i økonomisk situasjon og administrativ kapasitet.
7. Pensjon og forsikringsordninger
Sekretariatet har avtale om pensjon og personalforsikringer i Storebrand, samt om reiseforsikring (på tjenestereise) i Europeiske. Hva slags ordninger foreningene velger for medarbeidere hos seg, er opp til dem å avgjøre, blant annet med utgangspunkt i økonomi. Yrkesskadeforsikring og tjenestepensjonsordning er lovpålagt, og skal uansett inngå.
Yrkesskadeforsikring er lovpålagt for alle ansatte.
Når omfanget av ansettelsesforhold utgjør mer 75 prosent eller mer av en full stilling, gjelder lov om pensjonsordning med minimumskrav som følger av Lov om tjenestepensjon.
Dersom det er ønskelig å benytte en ordning helt lik hovedforeningens/sekretariatets, er det mulig å inngå en identisk avtale med Storebrand, knyttet til foreningsleddets navn og organisasjonsnummer. En tilpasset versjon er selvsagt også mulig. HR-seksjonen i sekretariatet kan formidle kontakt til gjeldende kontaktperson i Storebrand, slik at dette ivaretas.
8. Lønnsutbetaling, skattetrekk, arbeidsgiveravgift mv.
Foreningsleddet har ansvar for at alle meldinger og innberetninger knyttet til lønn, skattetrekk og arbeidsgiveravgift blir håndtert. Det vanlige vil være at foreningsleddet engasjerer en regnskapsfører til dette, eller eventuelt gjør avtale med Legeforeningens økonomiavdeling om kjøp av tjenester til dette.
9. Prøvetid
Arbeidsmiljøloven gir adgang til å avtale en prøvetid på inntil 6 måneder, og dette er ganske vanlig. Dette må i så fall inntas i arbeidsavtalen. Arbeidsgiver har anledning til å forlenge prøvetiden ved sykdom, men også dette må avtales særskilt og inntas i arbeidsavtalen. Dersom prøvetid ikke er avtalt, vil de ordinære oppsigelsesreglene gjelde.
Merk at prøvetiden ikke innebærer at arbeidsgiver kan si opp arbeidstaker uten saklig grunn, men terskelen for oppsigelse i prøvetid er noe lavere enn ved ordinært oppsigelsesvern.
10. Øvrige vilkår
I tilknytning til et ansettelsesforhold vil det ofte og i praksis være behov for å regulere flere forhold enn det som fremkommer av arbeidsavtalen alene. Eksempel på dette kan være permisjonsregler, regler for oppfølging av fravær/sykdom og for fleksibel arbeidstid. Slike utfyllende opplysninger kan det være hensiktsmessig å ha skrevet i en stillingsinstruks, personalreglement e.l. som arbeidsgiver kan endre ved behov. Tas slik tekst inn i selve arbeidsavtalen kan det bli uklart om endringer kan foretas av arbeidsgiver i kraft av styringsrett, eller om det er tale om vernede rettigheter for den ansatte.
Så lenge foreningsleddet har én eller svært få ansatte hver, vil det mest hensiktsmessige være at de fleste slike spørsmål avklares løpende og i direkte dialog med fylkesleder/styret.
Dersom foreningsleddet ønsker det, er det i tillegg mulig å søke råd for avklaring av slike forhold ved henvendelse til sekretariatet for informasjon om ordlyden i hovedforeningens personalhåndbok. Slike henvendelser gjøres til HR-seksjonen.
11. Ansatte som jobber for flere foreningsledd
Normalt vil det være aktuelt å ansette en person for å utføre arbeid i ett bestemt organisasjonsledd.
Noen ganger kan det være aktuelt å utføre arbeid for flere foreninger. Dette kan noen ganger by på arbeidsrettslige problemstillinger, og det anbefales ved etablering av slike ansettelsesforhold å søke råd. Her kan man tenke seg ulike modeller, f.eks at arbeidstaker får to arbeidsgivere, eller at den ene arbeidsgiver og leier ut arbeidskraft til den andre, jf arbeidsmiljøloven § 14-13.
12. Innleie
Ved innleie må man sette seg inn i de regler som gjelder for dette. Blant annet kan ikke utleier leie ut mer enn maksimalt 50% av de fast ansatte. Det kan også gjøre seg gjeldende tidsbegrensninger. Det enkleste juridisk sett kan ofte være at hvert foreningsledd har sine egne (deltids) ansatte. Det må bemerkes at det er andre og til dels strengere vilkår for å kunne leie inn fra bemanningsforetak (vikarbyrå).
Innleie av arbeidskraft betyr i praksis at man får arbeidskraft stilt til disposisjon, men hvor ansettelsesforholdet er hos en annen arbeidsgiver. Innleie av arbeidskraft vil normalt være aktuelt der det i kortere perioder er behov for å styrke bemanningen Dersom det vurderes å leie inn arbeidskraft, kan dette reise en del juridiske spørsmål. Det samme gjelder dersom et foreningsledd ønsker å leie inn arbeidskraft for et annet foreningsledd i Legeforeningen. I slike tilfeller kan foreningsleddet vurdere å kontakte sekretariatet.
13. IT-tjenester
Som ansatt i et selvstendig foreningsledd tilknyttet Legeforeningen er man som hovedregel ikke omfattet av ordinær IT-løsning som gjelder for ansatte i hovedsekretariatet. Dette innebærer at epostadressen til den ansatte ikke vil ende på @legeforeningen.no, og at man ikke har tilgang til hovedsekretariatets lagringsløsninger, eller til medlems/foreningsportalen på legeforeningen.no. Praksis er likevel at de som har fast kontorplass i Legenes hus har @legeforeningen.no-adresse. Dette for å forenkle tilgang til systemer de tilbys hos oss.
Øvrige ansatte i foreningsledd har ikke tilgang til vårt domene eller tjenester.
Dokumentet er oppdatert 23.10.23. Kontakt HR-sjef Marte Baumann, marte.baumann@legeforeningen.no for senere versjoner.