- Fagforeningsmedlemskap regnes som en særlig kategori av personopplysning (tidligere kalt sensitiv personopplysning) og medlemsopplysninger må derfor behandles med særlig varsomhet.
- Legeforeningen er opptatt av å sikre et godt personvern for sine medlemmer og andre. Når du som tillitsvalgt samler inn, registrerer, oppbevarer og formidler medlemsopplysninger, bør du tenke gjennom spørsmål som:
- Hvilke formål har jeg med aktiviteten?
- Hvilke opplysninger trenger jeg for formålet?
- Hvorfor trenger jeg disse opplysningene til dette formålet?
- Hvor lenge trenger jeg disse opplysningene?
- Sikker oppbevaring og kommunikasjon
Nedenfor følger et utvalg punkter der du som tillitsvalgt må utvise særlig varsomhet ifm. behandling av personopplysninger:
- Dersom det er nødvendig å formidle sensitive opplysninger elektronisk, skal e-posten krypteres eller passordbeskyttes, eller formidlingen skjermes på annen måte. E-poster som ikke inneholder sensitivt innhold kan sendes og mottas på vanlig måte, men alltid med varsomhet.
- Husk å sende e-postinformasjon til medlemmer med skjulte mottakerfelt (blindkopi), om dette ikke undergraver formålet med henvendelsen.
- Husk at medlemslister som er skrevet ut skal oppbevares i låst skap eller være tilsvarende sikret. Det samme gjelder lønnskrav, dokumenter om individuelle lønns- og arbeidsvilkår, og andre dokumenter med personopplysninger.
- Bærbart utstyr og fysiske dokumenter må sikres med personlig passord/ oppbevaring i låst skap eller tilsvarende sikring. Minnepinner skal ikke benyttes til lagring av sensitiv informasjon og personopplysninger.
- Husk at du har taushetsplikt ifm. din rolle som tillitsvalgt, og den kunnskap rollen gir deg om enkeltmedlemmers arbeidsforhold og arbeidssituasjon.
- Det er viktig at vi lærer av feil. Rapportering av feil er ønsket og brukes konstruktivt av Legeforeningen for å sikre et godt personvern for medlemmene våre. Slik rapportering kan gjøres til Legeforeningens personvernombud personvernombud@legeforeningen.no